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La dématérialisation des processus RH devient incontournable, découvrez ses enjeux en termes de performance RH.

L’automatisation des processus RH, un levier de performance

L’automatisation des processus RH est loin d’être simple à mettre en place dans les entreprises, surtout lorsqu’elles ont une organisation décentralisée (multiservices, multisites, implantation internationale, etc.). Pourtant, centraliser les processus de gestion RH est crucial pour les entreprises qui mettent en place les outils adaptés.

Cet article vous montre pourquoi et comment centraliser ses processus RH, quelle que soit l’activité ou la taille de votre entreprise.

Automatisation des processus RH : quels intérêts ?

C’est une chose d’affirmer qu’automatiser les processus de gestion RH est source de performance, mais encore faut-il le démontrer. Voici 5 bonnes raisons de le faire, notamment dans une entreprise décentralisée.

Gain de productivité pour le service RH

Rationaliser l’organisation RH d’une entreprise, surtout lorsqu’elle est décentralisée, permet au service des Ressources Humaines de gagner en productivité.

En effet, les responsables des Ressources Humaines passent alors moins de temps à courir après les informations dont ils ont besoin. Cela diminue les allers-retours répétés entre les interlocuteurs RH des différentes filiales.

Par ailleurs, la centralisation des données RH implique une automatisation des tâches administratives à faible valeur ajoutée : un atout de plus en faveur de l’efficience (et donc de la performance au travail) !

Moins de risque d’erreurs de traitement

Dans une entreprise décentralisée, l’un des enjeux majeurs des services RH est de ne pas oublier des documents et des données RH. Pourtant, le risque est grand quand on doit gérer des flux d’informations issues de plusieurs sources différentes : filiales à l’étranger, établissements partenaires, points de vente éparpillés, etc.

Centraliser, consolider et automatiser le traitement des données diminue grandement le risque d’erreur humaine. Le service des Ressources humaines gagne alors en confiance et en performance.

Une meilleure protection des données

Toujours concernant la gestion des données, la difficulté pour les équipes RH est de garantir leur protection, car la loi est particulièrement sévère lorsqu’il s’agit de protéger des données sensibles (comme les données des salariés).

Il existe des solutions qui visent à centraliser ces données RH tout en leur assurant un niveau de protection maximal. C’est le cas, par exemple, des logiciels de type coffre-fort électronique, qui tracent et cryptent les données qu’elles abritent.

Des économies sur les consommables

La centralisation des processus de gestion des Ressources humaines allant de pair avec la dématérialisation RH, l’un de ses nombreux avantages est la nette diminution des impressions de documents papier et de l’utilisation d’encre, d’imprimantes, d’enveloppes, etc. À la longue, les économies réalisées par le service RH s’avèrent importantes. C’est aussi l’occasion de participer à la transition écologique à son échelle.

Une simplification de la mise en conformité légale

Centraliser les processus RH permet à l’ensemble des collaborateurs de service Ressources humaines d’une entreprise de s’assurer de suivre les mêmes règles législatives. En couplant cette centralisation à l’usage d’un ERP, les collaborateurs RH ont l’occasion de déléguer la prise en compte des évolutions législatives au partenaire fournissant la solution mise en place.

C’est le cas avec de nombreux SIRH (système d’information ressources humaines) : ils se mettent à jour automatiquement. Avec ce (gros) sujet en moins à gérer, les services RH peuvent se concentrer pleinement sur la performance.

Comment centraliser les processus RH d’une entreprise multi-sites ?

La réponse courte tient en un seul mot : digitalisation. En digitalisant au maximum les processus RH de votre entreprise décentralisée, vous vous assurez un gain de performance phénoménal.

Pour accélérer la centralisation des processus de gestion RH d’une telle organisation, nous vous indiquons les 5 chantiers prioritaires à déployer :

  1. La gestion des congés et absences depuis un seul endroit : il est très chronophage de prendre en compte les retours de chaque partie prenante (salarié, manager, fonction RH, n+2) sur ces sujets. Dans ce cas, avoir un logiciel GTA centralisé (gestion des temps et des activités) accélère considérablement les prises de décision.
  2. Faciliter la communication interne avec un portail RH : autre chantier prioritaire en organisation décentralisée, la communication est souvent rendue difficile par la distance géographique et les différents « codes » propres à chaque filiale. Utiliser un portail RH simplifie le partage des informations à distance.
  3. Protéger les données des collaborateurs : nous l’avons vu, il s’agit d’un sujet très sensible qu’il vous faut résoudre. Déployer un coffre-fort numérique permet de répondre efficacement à cette problématique.
  4. Mettre en place une stratégie multicanale : les flux de documents et d’informations RH des entreprises décentralisées étant à la fois numériques et papier, il est essentiel d’avoir un outil permettant la gestion des deux.
  5. Centraliser les processus de la fonction RH à l’aide d’un SIRH : un tel logiciel est l’idéal pour gérer des flux conséquents de données depuis une seule et même interface, accessible à distance par l’ensemble des collaborateurs du service RH de l’entreprise (peu importe l’endroit où ils se trouvent).

 

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