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Les fichiers stockés par un salarié dans un ordinateur professionnel sont présumés professionnels, sauf si celui-ci les a clairement identifiés comme personnels.

Avez-vous le droit de consulter les documents de vos salariés ?

La Cour de cassation a indiqué que les fichiers créés par le salarié sur son lieu de travail et avec les outils informatiques mis à sa disposition par son employeur sont présumés avoir un caractère professionnel. En revanche, si le salarié les identifie spécifiquement comme étant personnels, l’employeur n’a pas le droit de les ouvrir hors la présence du salarié concerné. Cette décision s’applique également aux fichiers stockés sur une clé USB.

En revanche, l’employeur peut accéder aux fichiers non identifiés comme personnels de l’ordinateur ou de la clé USB personnelle d’un salarié, sans sa  présence, à partir du moment où elle est connectée à un outil informatique fourni pour une utilisation professionnelle.

L’employeur est-il libre de consulter les documents de ses salariés ?

Oui, vous pouvez consulter les dossiers numériques ou papier présents sur le bureau de vos salariés dès lors qu’ils ne sont pas clairement identifiés comme personnels. Par principe, les fichiers stockés dans un ordinateur professionnel sont considérés comme ayant un caractère professionnel.

Vous êtes donc en droit de les consulter en dehors de la présence du salarié, sauf si celui-ci les a clairement identifiés comme personnels. Ainsi, tout document informatique dénommé « personnel », « perso » ou « privé » ne peut pas être consulté sans la présence du salarié .

Un salarié peut donc protéger ses données personnelles sur le matériel informatique mis à sa disposition par son employeur en créant un dossier nommé « Personnel » sur son ordinateur ou dans sa boite mail. Cette pratique doit toutefois être réalisée dans les limites du raisonnable. L’ensemble d’un disque dur ne peut pas être nommé « Personnel ».

Toutes les autres données sont consultables par l’employeur. Un dossier simplement nommé ” Divers ” ou ” Prénom ou nom du salarié ” ou ” initiales du salarié ” n’empêche pas l’accès aux données par son employeur. Ne sont pas non plus  considérés comme personnels, les fichiers contenus dans le dossier « mes documents » ou nommé « confidentiel ».

La protection de la correspondance privée du salarié sur son lieu de travail

La consultation du courrier privé d’un salarié ne peut être à l’origine d’une sanction disciplinaire à l’égard du salarié. Par exemple, la réception par le salarié d’un courrier personnel adressé sur son lieu de son travail ne constitue pas un manquement à ses obligations contractuelles.

De la même façon, l’utilisation d’un logiciel visant à contrôler les emails personnels envoyés par un salarié doit préalablement être déclaré à la CNIL, sous peine de constituer une preuve illicite. Un licenciement fondé sur une telle preuve devient alors irrecevable.

Des sanctions sont possibles dans certains cas

Le fait de tenir des propos injurieux envers sa hiérarchie ou son entreprise dans un email est considéré comme pouvant justifier un licenciement, éventuellement pour faute grave.

En effet, à partir du moment où un message est envoyé par le salarié sur son temps et lieu de travail, et qu’il est en rapport avec son activité professionnelle, il prend automatiquement un caractère professionnel. L’employeur est alors fondé à l’utiliser pour déclencher une procédure disciplinaire.

Sources :
L’arrêt N°05-40803 de la Cour Cassation du 18 mai 2007
Arrêt 07-43877 de la Cour de Cassation du 21 octobre 2009
Arrêt 11-28649 de la Cour de Cassation du 12 février 2013

 

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