Comme chaque année à l’approche de Noël, bon nombre d’entreprises ou de comités d’entreprise vont attribuer des bons d’achat aux salariés. Quelle est la réglementation applicable ? Quelles sont les limites à ne pas dépasser pour que ces bons d’achat puissent être exonérés de cotisations ? Qui sont les bénéficiaires ? Autant de questions qu’il faut se poser pour sécuriser ses pratiques.
L’attribution de bons d’achat et chèques cadeaux, une tolérance des Urssaf
Seuls les comités d’entreprise (CE) peuvent distribuer des chèques cadeaux en exonération de cotisations. Néanmoins, pour des raisons d’équité, les employeurs de moins de 50 salariés ou ceux pour lequel un procès-verbal de carence a été établi bénéficient de la même tolérance.
Alors que les tribunaux ont une position stricte vis-à-vis des chèques cadeaux et les assujettissent à cotisations, les Urssaf tolèrent que, sous certaines conditions, ces bons d’achat soient exonérés de cotisations.
Tous les bénéficiaires ne bénéficient pas du même régime
Pour que les bons d’achat soient exonérés de cotisations, ils doivent constituer une activité sociale et culturelle. Selon les dispositions du code du travail, les activités sociales et culturelles bénéficient prioritairement aux salariés, anciens salariés et leur famille ainsi qu’aux stagiaires.
Ainsi, les bons d’achat attribués par l’employeur dans le cadre par exemple d’un challenge commercial, même s’ils respectent le plafond indiqué ci-dessous ne sont pas exonérés de cotisations.
Si le CE (ou l’employeur) opère une distinction entre les bénéficiaires, elle doit être fondée sur des raisons objectives et pertinentes. Le Ministère du travail, dans une réponse à l’Assemblée Nationale, avait précisé que sous réserve de l’appréciation souveraine des tribunaux, des critères en lien avec l’activité professionnelle tels que l’ancienneté ou la présence effective des salariés dans l’entreprise ne sont pas pertinents. C’est sur cette base que les Urssaf réintègrent parfois dans l’assiette des cotisations les bons d’achats attribués en fonction de tels critères.
Une exonération de cotisations plafonnée
Tant que le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribués à un salarié au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (soit 163 € en 2017), ce montant n’est pas assujetti aux cotisations de Sécurité sociale.
Si ce seuil est dépassé sur l’année civile, il convient de vérifier pour chaque événement ayant donné lieu à l’attribution de bons d’achat, si trois conditions sont remplies :
1. Une attribution en lien avec l’un des événements suivants :
- la naissance, l’adoption,
- le mariage, le pacs,
- le départ à la retraite,
- la fête des mères, des pères,
- la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas,
- Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile,
- la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat (sous réserve de la justification du suivi de scolarité).
Les bénéficiaires doivent être concernés par l’événement. Par exemple, un salarié sans enfant n’est pas concerné par les bons d’achat remis pour la rentrée scolaire, pour le Noël des enfants, ou pour la fête des mères/pères.
2. Une utilisation en lien avec l’événement pour lequel il est attribué
Le bon d’achat doit mentionner soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir, soit un ou plusieurs rayons de grand magasin ou le nom d’un ou plusieurs magasins.
Le bon d’achat ne peut être échangeable contre du carburant ou des produits alimentaires, à l’exception des produits alimentaires courants dits de luxe dont le caractère festif est avéré.
Lorsqu’il est attribué au titre du Noël des enfants, le bon d’achat devra permettre l’accès à des biens en rapport avec cet événement tels que notamment les jouets, les livres, les disques, les vêtements, les équipements de loisirs ou sportifs.
Lorsqu’il est attribué au titre de la rentrée scolaire, le bon d’achat devra permettre l’accès à des biens en rapport avec cet événement (fournitures scolaires, livres, vêtements, micro-informatique).
3. Un montant conforme aux usages
Le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale est appliqué par événement et par année civile. Les bons d’achat sont donc cumulables, par événement, s’ils respectent le seuil de 5 % du plafond mensuel.
Deux événements, la rentrée scolaire et le Noël des enfants, qui concernent les enfants des salariés et non les salariés eux-mêmes ont fait l’objet d’une adaptation :
- pour la rentrée scolaire, le seuil est de 5 % du plafond mensuel par enfant ;
- pour le Noël des enfants, le seuil est de 5 % par enfant et 5 % par salarié.
Lorsque les 2 parents sont salariés de la même entreprise, ils peuvent tous deux prétendre aux bons d’achats pour leur(s) enfant(s) tant à Noël que lors de la rentrée scolaire. L’adaptation des seuils s’applique à cette situation familiale :
- Pour la rentrée scolaire, le seuil est examiné par enfant. C’est donc le montant cumulé des deux bons d’achat attribués à l’enfant qui est comparé au seuil de 5% du plafond mensuel.
- Pour le Noël des enfants, c’est le montant de chaque bon servi à l’enfant qui est apprécié par salarié, au regard du seuil de 5 % du plafond mensuel.
Exemple pour Noël : prenons le cas d’un couple travaillant dans la même entreprise et ayant 2 enfants de 10 et 13 ans. Le CE (ou l’employeur en l’absence de CE) pourrait attribuer à chacun des parents (Noël des parents) un bon d’achat de 163 € au maximum, ainsi qu’à chacun d’eux 2 bons d’achats pour le Noël des 2 enfants. Soit au maximum 6 bons d’achats d’une valeur de 163 € chacun (978 €) en exonération de cotisation.
L’absence d’obligation déclarative
Dès lors que le plafond d’exonération et/ou les critères d’attribution sont respectés, l’octroi de bons d’achat est exonéré de cotisations et d’impôt sur le revenu (BOI-RSA-CHAMP-20-30-10-10-20170217, § 80).
L’attribution de bons d’achat n’a donc pas à figurer sur le bulletin de paie du salarié ni être déclarée dans la déclaration sociale nominative (DSN).
Références légales :
Articles L 2323-83 et R 2323-20 du code du travail
Question n° 43931, réponse publiée au JO le 06/05/2014
Bulletin clarifié, nouveaux taux de cotisations… Vos paies sont-elles prêtes pour les prochaines échéances ?
