Le bulletin de paie simplifié, une étape vers la dématérialisation ?

Cotisations salariales et patronales obligatoires, retenues, remboursements… le bulletin de salaire français peut contenir près de 50 lignes ! La simplification du bulletin de paie, lancée depuis 2015, doit le rendre plus lisible et compréhensible par le salarié. Du côté des employeurs, cela reste un projet vaste et complexe à mettre en œuvre.

Les entreprises peuvent transmettre à leurs salariés un bulletin de paie simplifié depuis le 1er mars 2016. Obligatoire pour les employeurs de plus de 300 salariés dès le 1er janvier 2017, ce modèle simplifié concernera toutes les sociétés à partir du 1er janvier 2018.

Voir les rubriques du bulletin de paie simplifié

La simplification du bulletin de paie, une complication pour les RH ?

Cette simplification est matérialisée par plusieurs modifications dans la présentation des rubriques : les cotisations sont regroupées selon les risques couverts, l’identification des organismes de sécurité sociale est supprimée et les informations relatives au coût du travail sont scindées en 3 groupes (salaire brut, cotisations employeur et allègements financés par l’Etat).

Certaines obligations disparaissent, comme le récapitulatif annuel de cotisations patronales quand les fiches de paie mensuelles ne les détaillent pas.

Des cotisations regroupées par catégorie

Les informations relatives à la protection sociale sont regroupées par famille de risque couvert :

  • Assurance santé
  • Assurance accident du travail/maladies professionnelles
  • Assurances retraite
  • Allocations familiales
  • Assurance chômage

Les autres contributions à la charge de l’employeur figurent dans la ligne « Autres contributions dues par l’employeur ».

Une fiche de paie simplifiée, mais des calculs toujours plus complexes

Du côté des employeurs, le bulletin de paie simplifié ne représente pas un allègement de la charge de travail… au contraire. Les calculs spécifiques à la gestion de la paie restent complexes, les lois sociales et fiscales n’étant nullement remises en cause. Sans compter les évolutions légales auxquelles il faudra continuer de s’adapter, les particularités de la réduction Fillon, les taux de cotisations modulables d’allocations familiales, le compte personnel de pénibilité…

Un pas vers le bulletin de paie dématérialisé

La loi El Khomri consacre un article à la dématérialisation du bulletin de paie, qui devrait être instaurée par défaut dès 2017, permettant aux employeurs d’éditer en format électronique les bulletins de paie de leurs salariés. En cas de désaccord, ceux-ci devront explicitement s’y opposer, renversant la règle actuelle qui impose à l’employeur d’obtenir l’accord du salarié avant de lui transmettre son bulletin de paie dématérialisé.

Les fiches de paie doivent être conservées par le salarié de façon illimitée et le format papier implique pour l’entreprise des coûts d’édition et de stockage non négligeables. Pour sécuriser leur archivage et limiter la multiplication des documents papier, la gestion dématérialisée des documents RH et l’utilisation d’un coffre-fort électronique nominatif sont des solutions qui allient optimisation des coûts (d’impression, postaux et d’archivage), simplification des procédures RH, sécurisation et pérennité des données.

Selon certaines études, la dématérialisation du bulletin de salaire pourrait entraîner une économie immédiate située entre 30 et 67%, pour un coût au bulletin inférieur à 0,5€, incluant l’archivage à valeur légale dans un coffre-fort électronique.

 

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