En cette période de crise sanitaire, les impressions volumineuses et la logistique imposée par la mise sous pli et l’affranchissement des bulletins de paie au format papier se révèlent plus que jamais complexes, coûteuses, voire risquées pour vos salariés. Pour les collaborateurs RH, le temps consacré à ces missions chronophages empiète sur les missions à plus forte valeur ajoutée auxquelles ils préfèreraient consacrer davantage de temps et d’énergie. Pour les salariés, par ailleurs utilisateurs quotidiens de services digitaux, recevoir son bulletin de paie au format papier garde-t-il aujourd’hui un sens ?
Il est temps de d’explorer les solutions qui permettent d’effectuer une transition en douceur et d’améliorer l’expérience collaborateur.
La dématérialisation des bulletins de paie, une pratique plébiscitée par les RH et les salariés
Les différentes fonctions RH se digitalisent de plus en plus, que ce soit pour gérer la paie, les congés et absences, déclarer et suivre les temps et activités des équipes, suivre les campagnes d’entretiens, centraliser et actualiser en temps réel les données salariés… Dans la même logique, le coffre-fort électronique permet de simplifier la distribution des bulletins en les transmettant simultanément à tous les salariés dans un espace sécurisé, où ils pourront également stocker leurs documents personnels importants, grâce aux grandes capacités de stockage de ce type de solution et à leur accès garanti sur des durées très longues.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Le coffre-fort électronique, ou numérique, est une plateforme en ligne sécurisée. Elle est dédiée à la gestion, la distribution et l’archivage de documents dématérialisés.
Il ne s’agit pas nécessairement de bulletins de paie. Une étude menée par Markess International montre qu’en France, l’utilisation de coffres-forts électroniques s’adressait au départ aux directions internes et aux partenaires commerciaux des entreprises.
La dématérialisation des bulletins de paie a généralisé le coffre-fort numérique dans le quotidien des collaborateurs. Il s’inscrit idéalement dans une suite d’outils RH digitaux qui facilite le traitement de documents dématérialisés et le suivi de chaque salarié au sein de l’entreprise. Mais, même utilisé isolément, le coffre-fort numérique permet d’améliorer l’expérience collaborateur de tous les employés, y compris ceux des services RH.
Le bulletin électronique est-il aussi sécurisé qu’un bulletin papier ?
Le format électronique du bulletin de paie peut rencontrer au départ certains a priori négatifs. Peur de perte de données, de mauvaise manipulation, d’intrusion… ou simple résistance au changement. Toutes les sociétés l’ayant mis en place ont constaté une adhésion rapide et nombre de salariés y ont rapidement vu de nombreux avantages grâce à l’accès permanent à l’historique de leurs bulletins, qu’ils peuvent partager si besoin avec leur banque dans le cadre d’une demande de prêt par exemple. La valeur probante des fichiers numérisés, contrairement à un document papier, élimine tous les doutes d’une éventuelle falsification.
L’étude réalisée à ce sujet en 2019 par Althéa et Opinion Way, en partenariat avec Peopledoc, montre une nette généralisation de ce format au sein des entreprises de toutes tailles et une acceptation grandissante par l’ensemble des salariés. Pour 81% d’entre eux, les solutions RH digitales telles que le coffre-fort électronique démontre la capacité d’innovation de leur entreprise.
La distribution numérisée des bulletins de paie apporte un véritable service aux collaborateurs en leur fournissant gratuitement un espace de stockage garanti à vie, répondant aux normes de sécurité les plus avancées, dans lequel ils pourront également stocker d’autres documents importants tels que leur contrat de travail, mais également leurs diplômes ou leurs titres de propriété par exemple.
La sécurisation des documents se traduit aussi par leur accessibilité, y compris pour des tiers qui peuvent y être autorisés par le salarié utilisateur. L’outil se charge automatiquement de classer, horodater et archiver les documents. Et ils restent disponibles en ligne à tout moment.
La technologie utilisée par les coffres-forts électroniques garantit la validité des documents stockés, la chaîne de leur enregistrement, ainsi que des flux entrants et sortants de la plateforme.
Cette garantie se traduit en une valeur juridique, le coffre-fort e-Safe proposé par e-Paye respecte les normes AFNOR NF Z42-013 et NF Z42-025.
Le coffre-fort électronique, une réponse aux attentes des collaborateurs, au-delà de la gestion de la paie
Un élément de l’expérience collaborateur
Le coffre-fort électronique apporte aux salariés un service qui va au-delà des missions RH, tout en accompagnant leur développement et leur expérience collaborateur, au-delà de leur fonction dans l’entreprise.
Ils reçoivent chaque mois leur bulletin directement dans leur espace personnel et sont notifiés par mail du dépôt d’un nouveau document. Fini les bulletins posés sur le bureau en leur absence, les erreurs de destinataire ou les documents ou courriers égarés.
En dehors de l’entreprise, les utilisateurs peuvent continuer à profiter de leur espace sécurisé nominatif, même s’ils changent d’employeur. La solution e-Safe dispose d’un espace de stockage de 10 Go, hébergé par CDC Arkhinéo et reste accessible à tout moment, sur tous supports : ordinateur, smartphone, ou tablette.
Les exigences de traçabilité des documents sont parfaitement respectées, avec valeur probante. Une gestion des droits permet aux utilisateurs de les partager avec les tiers de leur choix. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile lors de la constitution d’un dossier de prêt bancaire ou de location immobilière.
Une réduction de la charge de travail pour les services RH
La logistique associée à l’édition et la distribution des bulletins fait classiquement partie des irritants opérationnels pour les professionnels RH. Répétitive, chronophage et de faible intérêt, ce type de mission impacte négativement leur motivation.
Le passage au coffre-fort numérique leur offre l’occasion d’abandonner les missions fastidieuses telles que la gestion des impressions et la mise sous pli. Elles seront remplacées par la transmission simultanée et automatisée des bulletins de paie à tous les salariés, en quelques clics.
La direction des RH économisera par ailleurs sur les frais d’affranchissement, d’impression et sur le temps consacré à la distribution des bulletins, avec à la clé, un gain de productivité et des économies allant en moyenne jusqu’à 50 % des coûts.
