Changement de solution paie : les bonnes pratiques
Changer de solution de gestion de la paie est un projet complexe et à fort enjeu pour une entreprise. Inventaire des besoins, identification des contraintes, respect des délais, maîtrise des coûts, impact sur l’organisation des services concernés, incidence sur les flux RH… réorganiser sa gestion des paies nécessite de bien anticiper les différentes étapes et d’impliquer tous les acteurs concernés.
Dailymotion, une externalisation du service paie réussie
Dailymotion est une entreprise française qui propose un service d’hébergement, de partage et de visionnage de vidéos en ligne. Créée en 2005, elle occupe aujourd’hui la 1ère place du classement mondial des sites européens les plus visités, avec plus de 2,5 milliards de vidéos vues par mois dans le monde, et plus de 120 millions de Visiteurs Uniques par mois (ComScore 2013) dans le monde.
Nous avons rencontré Emeline Bourgoin, Vice President et DRH, pour partager son expérience de la mise en place d’une solution d’externalisation totale des paies des 170 salariés français répartis dans deux établissements.
Anticiper les étapes et respecter les délais
Lors d’un changement de solution de gestion des paies, le démarrage des dossiers a généralement lieu au mois de janvier. Cette date butoir implique la maîtrise des délais et le respect de chaque étape du projet.
Il est donc important d’anticiper pour définir un cahier des charges suffisamment détaillé qui intègre l’ensemble des attentes et contraintes des différents intervenants, principalement les services RH, paie, comptables et le contrôle de gestion.
Impliquer tous les intervenants
L’implication des différents interlocuteurs impactés par le projet de changement de solution paie permet d’intégrer dès le départ tous les points -techniques ou organisationnels- qui pourraient se révéler bloquants par la suite.
La participation de l’ensemble des intervenants aux différentes étapes du projet permet également de favoriser l’implication et l’adhésion, ce qui facilitera ensuite la mise en œuvre de la nouvelle solution de paie.
Des outils de suivi simples, comme un tableau de synthèse, permettent de récapituler les avantages et inconvénients des différentes options, afin d’identifier la solution de gestion de la paie la plus adaptée aux besoins et aux contraintes.
Consacrer du temps au démarrage
Enfin, il est important de consacrer du temps et des ressources au moment de l’implémentation du dossier et de la mise en œuvre de la nouvelle solution des gestion de la paie, pour ensuite gagner du temps et faciliter le démarrage.
Quand cela est possible, il peut être également judicieux de prévoir une double paie, sur un mois voire deux, afin de sécuriser totalement le démarrage.
