Cas pratiques
Comment calculer la durée du crédit d’heures des représentants du personnel ? Quelle rémunération verser ? Comment traiter le dépassement d'heures ou absences ?

Comment rémunérer les heures de délégation ?

Afin de mener à bien leur mission, les représentants du personnel titulaires disposent d’heures de délégation. Ce crédit d’heures mensuel est variable selon les instances et l’effectif de l’entreprise ou de l’établissement.

  • Comment calculer la durée de ce crédit d’heures ?
  • Quelle rémunération verser ?
  • Comment traiter le dépassement du crédit d’heures ou l’absence du représentant du personnel ?

Comment calculer la durée du crédit d’heures de délégation ?

Un crédit d’heures mensuel et individuel

Le crédit d’heures est mensuel, il est apprécié dans le cadre du mois civil. Il ne peut être reporté sur le mois suivant ou être pris par anticipation sauf exception prévue dans le cadre de la nouvelle DUP.

Le crédit d’heure est individuel, les heures inutilisées un mois donné ne peuvent être récupérées par un autre titulaire ou un suppléant. Il ne peut être partagé sauf dans les cas prévus par la loi (délégués syndicaux désignés par un même syndicat, membre de la commission économique du comité d’entreprise ).

Sauf exceptions légales, en cas de cumul de mandat, les crédits d’heures se cumulent.

Le crédit d’heure est indépendant de la durée du travail

Que le représentant du personnel travaille à temps plein ou à temps partiel, la durée du crédit d’heures est la même. Le code du travail précise toutefois que le temps de travail mensuel d’un salarié à temps partiel ne peut être réduit de plus d’un tiers par l’utilisation du crédit d’heures auquel il peut prétendre.

En ce qui concerne les salariés au forfait jours, à défaut de dispositions légales, la doctrine propose de convertir le crédit d’heures dans la même unité de mesure que celle retenue pour le décompte du temps de travail, à savoir, en jours en en demi-journées.

Exemple :
Nombre d’heures de délégations : 20 h
Horaire collectif de travail : 1 607 h
Proportion des heures de délégation : (20 h x 12 mois) / 1 607 h : 14,93 %
Nombre de jours du forfait : 218 j
Nombre annuel d’heures de délégation : 218 x 14,93 % = 32,55 soit 33 j

Information de l’utilisation des heures de délégation

L’employeur ne peut pas subordonner l’utilisation des heures de délégation à une autorisation préalable. Toutefois, afin d’assurer la bonne marche de l’entreprise, il peut demander à être informé avant l’absence au poste de travail, soit par :

  • Une information du supérieur hiérarchique au début et à la fin de l’utilisation du crédit d’heures
  • L’utilisation d’un registre écrit
  • La mise en place de bons de délégation.

Dans tous les cas, la mise en place de cette information fera l’objet d’un accord entre l’employeur et les institutions représentatives du personnel.

A noter que le défaut d’utilisation des bons de délégation ne permet pas à l’employeur de refuser le paiement du temps de délégation utilisé par le salarié.

Le bulletin de salaire ne doit comporter aucune mention relative à l’activité des représentants du personnel. Il n’y a donc pas lieu de faire de distinction entre les heures travaillées et les heures de délégation sur la fiche de paie.

L’employeur est néanmoins tenu d’annexer au bulletin de salaire, une fiche indiquant la nature et le montant de la rémunération de l’activité de représentation. Y figurent :

  • Le nombre d’heures de délégation et le mandat auquel elles se rapportent (récapitulatif précis des heures prises ou simple mention « crédit d’heures légal »)
  • Le montant de la rémunération correspondante, en distinguant les heures prises pendant les heures de travail du salarié et celles prises en dehors de la durée légale ou conventionnelle.

Quelle rémunération verser au titre de la délégation ?

Les heures de délégation comprises dans le crédit d’heures bénéficient de la présomption de bonne utilisation et sont de plein droit considérées comme temps de travail effectif et payées à l’échéance normale.

Les éléments de salaire à retenir

Le représentant du personnel ne doit subir aucune perte de salaire du fait de l’exercice de son mandat.

La jurisprudence a précisé qu’il ne pouvait être privé des primes ayant le caractère de complément de salaire liées au temps de présence effective ou compensant des sujétions particulières d’emploi. Ainsi, les heures de délégation prises en semaine par un salarié travaillant le week-end et bénéficiant à ce titre d’une majoration de salaire seront rémunérées en tenant compte de cette majoration.

L’exercice des fonctions donne également droit aux titres-restaurant.

Le représentant du personnel ne peut toutefois pas prétendre aux remboursements de frais qu’il n’a pas exposés.

Les salariés payés à la commission

En ce qui concerne les salariés payés à la commission, la rémunération des heures de délégation doit tenir compte du salaire réel, à savoir, le cas échéant, la partie fixe du salaire calculée au prorata des heures de délégation accomplies ajoutée à un montant moyen de commissions déterminé selon les règles résultant d’accords collectifs, d’usages ou d’accords individuels. En pratique cette moyenne est appréciée sur 3 ou 12 mois.

Les heures effectuées en dehors du temps de travail

Lorsque les heures de délégation sont prises en dehors de l’horaire de travail en raison de nécessité de service (travail de nuit par exemple), elles sont rémunérées comme heures supplémentaires. Si l’employeur a mis en place le repos compensateur de remplacement, le représentant du personnel ne pourra prétendre à la rémunération de ses heures.

Comment traiter en paie les dépassements du crédit d’heures ?

Les heures de délégation prises en dehors du crédit d’heures ne bénéficient pas de la présomption de bonne utilisation. Pour pouvoir bénéficier de ce dépassement et de la rémunération des heures, le représentant du personnel doit justifier de circonstances exceptionnelles.

Le code du travail n’ayant pas défini les circonstances exceptionnelles, la jurisprudence en a précisé les contours. Elles sont justifiées par un évènement à la fois important et inhabituel, par exemple un projet de licenciement économique consécutif à une réorganisation de l’entreprise ou la reprise par le comité d’entreprise de la gestion du restaurant, impliquant sa réorganisation et la recherche d’un gestionnaire.

L’employeur peut, avant de rémunérer ces heures, demander au représentant du personnel de justifier de l’existence de circonstances exceptionnelles et de prouver que les heures prises ont bien été utilisées conformément à l’objet du mandat.

Si le dépassement n’est pas justifié, la rémunération des heures n’est pas due par l’employeur.

Comment traiter les absences du représentant du personnel ?

La suspension du contrat de travail n’entraine pas la suspension du mandat. Le représentant du personnel peut donc utiliser ses heures de délégation pendant cette période.

En ce qui concerne le paiement des heures, la jurisprudence considère que les représentants du personnel ont droit à leur paiement sous réserve :

  • En cas de maladie, de produire un certificat du médecin traitant autorisant à exercer le mandat
  • En cas d’absence pour congés payés, de ne pas cumuler la rémunération du crédit d’heures avec l’indemnité de congés payés.

La situation de la maladie pose d’autres interrogations :

  • Si l’employeur risque le délit d’entrave en empêchant le représentant du personnel d’utiliser ses heures de délégation pendant son arrêt maladie, il pourrait lui être reproché un manquement à son obligation de sécurité si le salarié était victime d’un accident du travail dans l’entreprise
  • Le représentant du personnel peut également se voir demander le remboursement des indemnités journalières de sécurité sociale car l’exercice du mandat est incompatible avec un arrêt de travail.

 

Sources :
Cass crim 20 juin 1985 n°84-90910
Article L 3123-29 du code du travail
Cass soc 12 juillet 2006 n°04-44532
Cass soc 11 mars 2009 n°08-40132
Cass soc 28 octobre 2008 n°07-40524
Cass soc 3 juillet 1980 n°79-40469
Cass soc 21 janvier 2004 n°01-43229
Cass soc 27 novembre 2013 n°12-23589
Cass soc 9 octobre 2012 n°11-23167
Cass soc 27 février 2013 n°11-26635
Cass soc 17 mai 1979 n°78-40217
Cass soc 6 avril 2005 n°03-42103
Cass ch mixte 21 mars 2014 n°12-20002
Cass soc 19 octobre 1994 n°91-41097
Cass 2e civ 9 décembre 2010 n°09-17449

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