La loi du 20 janvier 2014 portant réforme des retraites a mis en place le compte personnel de prévention de la pénibilité (C3P) lequel permet, à tout salarié exposé à certains facteurs de risques ou de pénibilité, d’acquérir des points qui pourront ensuite être utilisés pour se former, réduire sa durée de travail ou acquérir des trimestres de retraite. Entré en vigueur depuis le 1er janvier 2015, le compte pénibilité s’enrichit de six nouveaux facteurs d’exposition qui doivent être pris en compte depuis le 1er juillet 2016. A cette occasion, une instruction ministérielle du 20 juin 2016 revient en détail sur ce dispositif et notamment sur la déclaration des facteurs d’exposition que doivent effectuer les entreprises.
Six nouveaux facteurs de pénibilité
Depuis le 1er janvier 2015 quatre facteurs de pénibilité sont pris en compte pour alimenter le compte pénibilité il s’agit :
- Du travail de nuit
- Du travail en équipes successives alternantes
- Du travail répétitif
- Des activités exercées en milieu hyperbare
Pour chaque facteur est défini un seuil d’exposition par référence à un critère d’intensité et un critère de durée.
Ainsi, concernant le travail de nuit, un salarié sera considéré comme exposé dès lors qu’il travaille au moins une heure, continue ou discontinue, entre 24 heures et 5 heures du matin, cela un minimum de 120 nuits par an.
Pour mesurer la pénibilité au travail, six nouveaux facteurs sont ajoutés à partir du 1er juillet 2016, il s’agit :
- Des manutentions manuelles de charges
- Des postures pénibles
- Des vibrations mécaniques
- Des agents chimiques dangereux
- Des températures extrêmes
- Du bruit
L’appréciation de l’exposition à la pénibilité
A défaut d’accord de branche étendu ou d’un référentiel professionnel de branche homologué, il appartient à l’employeur d’évaluer l’exposition de ses salariés en utilisant les facteurs de pénibilité définis par la loi.
Cette évaluation étant annuelle, l’administration a apporté des précisions dans les situations suivantes :
· Les contrats de travail d’une durée infra-annuelle
Pour les salariés présents pendant une durée inférieure à une année, l’employeur évalue l’exposition aux facteurs de risques au regard des conditions habituelles de travail du ou des postes occupés appréciées en moyenne sur l’année. Il convient néanmoins de distinguer :
- Les salariés titulaires de contrats infra-annuels affectés à un ou plusieurs postes permanent(s) de l’entreprise pour le ou lesquels l’appréciation des conditions de travail en moyenne sur douze mois est possible et constitue la base de l’évaluation.
- Les salariés affectés à des postes n’ayant pas un tel caractère permanent (tels que les travailleurs saisonniers, ou les travailleurs recrutés pour faire face à un besoin exceptionnel au regard de l’activité de l’entreprise) pour lesquels l’employeur apprécie l’exposition en extrapolant les conditions de pénibilité constatées au cours du contrat sur une période de douze mois, et en les rapportant aux seuils annuels.
Le suivi des expositions ne concerne pas les titulaires de contrats de travail d’une durée inférieure à un mois.
· Les salariés intérimaires
C’est l’entreprise de travail temporaire qui déclare l’exposition des salariés dont elle est l’employeur en fonction des informations communiquées par l’entreprise utilisatrice dans le cadre du contrat de mise à disposition. Celui-ci mentionnera à quels facteurs de risques professionnels le salarié temporaire est exposé au vu des conditions habituelles de travail caractérisant le poste occupé, appréciées en moyenne sur l’année par l’entreprise utilisatrice.
Les périodes d’absence
Les périodes d’absence peuvent remettre en cause l’exposition au-delà des seuils caractérisant le poste occupé. Il s’agira donc de périodes d’absence dont la durée cumulée est suffisamment longue pour produire manifestement cet effet (notamment congé pour longue maladie, congé individuel de formation, congé sabbatique, etc.).
Pour les salariés à temps partiel, il n’y a pas de modalité particulière d’appréciation du dépassement du seuil.
La déclaration des facteurs de pénibilité via la DADS ou la DSN
L’évaluation étant annuelle, la déclaration des facteurs de pénibilité interviendra donc au terme de l’année par le biais de la DADS ou de la DSN. Il convient néanmoins de distinguer :
- Pour les contrats qui sont toujours en cours à la fin de l’année civile, la déclaration sera faite au 31 janvier N+1 en cas d’utilisation de la DADS et au 5 ou 15 janvier N+1 par la DSN.
- Pour les contrats qui s’achèvent au cours de l’année civile, la déclaration sera faite au 31 janvier N+1 en cas d’utilisation de la DADS et lors de la dernière paie effectuée au titre de ce contrat, en cas d’utilisation de la DSN.
Exemple : pour un contrat débutant au 1er janvier 2017 et se terminant au 31 mai 2017, la déclaration sera faite dans la DADS de janvier 2018 ou, si l’entreprise est en DSN, dans la DSN du 5 ou 15 juin 2017.
Les expositions concernant les années 2015 et 2016 sont à déclarer dans la DADS, celles débutant en janvier 2017 seront à déclarer en DSN pour les entreprises qui à la date du 1er janvier 2017 sont en DSN phase 3 et dans la DADS pour les autres.
Les éléments de pénibilité à déclarer
Les périodes d’exposition correspondent au contrat, ainsi :
- Pour un salarié employé toute l’année, les facteurs d’exposition sont déclarés sur l’année civile ;
- Pour un salarié dont le contrat débute ou prend fin en cours d’année, les facteurs d’exposition sont déclarés pour la période de l’année couverte par ce contrat ;
- Pour un salarié ayant eu plusieurs contrats dans l’année, les facteurs d’exposition sont à déclarer contrat par contrat.
1. Dans le cadre de la DADS, l’employeur déclare dans la rubrique « S65.G05.00 période d’exposition à la pénibilité » :
- La période d’exposition concernée (date de début et date de fin). Cette période correspond à la période d’activité du contrat, ou à l’année entière si le contrat court sur toute l’année civile. Dans le cas particulier où plusieurs contrats ont été conclus entre un même employeur et un même salarié sur l’année, la période d’exposition correspond également à celle de chaque contrat. Dans cette situation, la DADS comportera autant de périodes d’exposition que de contrats conclus.
- Au sein de cette période, le ou les facteurs d’exposition auquel le salarié a été soumis (01 : manutention manuelle de charges, 02 : postures pénibles, 03 : vibrations mécaniques, 04 : agents chimiques dangereux, 05 : activités en milieu hyperbare, 06 : températures extrêmes, 07 : bruit, 08 : travail de nuit, 09 : travail en équipe successives alternantes, 10 : travail répétitif).
2. Dans le cadre de la DSN, il conviendra de déclarer dans la rubrique « S21.G00.34 Pénibilité » le ou les facteurs d’exposition, le numéro du contrat ainsi que l’année concernée. La période d’exposition correspond à celle du contrat, elle est complétée plus loin dans la déclaration, au moment du paiement de la cotisation.
Une possibilité de corriger la déclaration
En cas d’erreur dans la déclaration, l’employeur pourra la corriger selon les principes suivants :
- · Lorsque la correction est faite en faveur du salarié, cette déclaration est possible dans le délai de 3 ans qui suit la date d’exigibilité des cotisations (le 31 janvier lorsque les facteurs sont déclarés par la DADS et le 5 ou le 15 janvier lorsque les facteurs sont déclarés en DSN).
Exemple : Concernant une exposition de l’année 2015, l’employeur ne déclare aucun facteur dans la DADS de janvier 2016 alors que son salarié est exposé au facteur « nuit ». Il souhaite procéder à la correction de la déclaration.
Cette correction emporte des effets de droit sur le salarié. L’employeur dispose alors de 3 ans pour corriger sa déclaration des facteurs soit jusqu’au 5 ou 15 janvier 2019.
- Lorsque la correction n’est pas faite en faveur du salarié, elle est possible jusqu’au 5 ou 15 avril de l’année suivant l’exposition.
- A titre exceptionnel, s’agissant des expositions des années 2015 et 2016, la correction des facteurs dans la DADS peut être effectuée jusqu’au 30 septembre de l’année suivant l’exposition.
NB : la correction des facteurs d’exposition doit s’accompagner d’une correction du paiement de la cotisation additionnelle.
Cette correction s’effectuera en utilisant la DADS lorsque l’entreprise n’est pas encore entrée en DSN phase 3. Elle s’effectuera par une DADS « annule et remplace » qui devra retracer l’ensemble des salariés y compris ceux non concernés par la modification ainsi que l’ensemble des données déclarées pour chaque salarié.
Elle s’effectuera par le biais de la DSN dans le cas contraire. Dans cette hypothèse, l’entreprise déclarera la correction sans utiliser le bloc changement mais en effectuant une déclaration des facteurs d’exposition en « annule et remplace » qui viendra, s’agissant uniquement de la pénibilité, se substituer à la première déclaration. L’employeur modifiera le facteur d’exposition, précisera le numéro du contrat et indiquera l’année concernée.
S’agissant de la DSN, il est indispensable que l’employeur modifie dans la même déclaration les facteurs d’exposition et la cotisation additionnelle.
Modalités déclaratives transitoires pour 2016
L’entrée en vigueur de six nouveaux critères au 1er juillet 2016, est sans incidence sur la déclaration de l’exposition des salariés au titre de l’année 2016. Afin d’éviter d’avoir à souscrire deux déclarations, l’employeur mentionnera tous les facteurs auquel le salarié est exposé pendant la durée du contrat ou celle de l’année civile que les facteurs soient entrés en vigueur avant le 1er juillet ou à cette date.
NB : pour les contrats se terminant avant le 1er juillet 2016, l’employeur ne sera pas tenu d’apprécier l’exposition de ses salariés à ces six facteurs, ni de les déclarer.
Exemple : Un contrat d’un an conclu du 1er mars 2016 au 27 février 2017, le salarié est exposé aux facteurs nuit (entré en vigueur au 1er janvier 2015) et bruit (entré en vigueur au 1er juillet 2016).
Dans sa DADS de janvier 2017 l’employeur déclarera :
1. Pour le facteur nuit :
- les dates de début et de fin de la période d’exposition : 1er mars 2016-31 décembre 2016,
2. Pour le facteur bruit :
- les dates de début et de fin de la période d’exposition : 1er mars 2016-31 décembre 2016,
Sources :
Article D 4161-2 du Code du travail
