La DSN, une déclaration unique pour toutes les entreprises
La loi de simplification du 22 mars 2012 a instauré la DSN dans le but de regrouper la quasi-totalité des déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles des entreprises.
Elle concerne tous les employeurs de salariés -ou assimilés- à l’exception des assistantes maternelles et salariés rémunérés sous la forme de CESU, et du secteur public.
A l’horizon 2016, la DSN doit remplacer la majeure partie des déclarations sociales mensuelles, trimestrielles ou annuelles réalisées par les entreprises.
Un calendrier a été défini pour préciser les déclarations concernées :
Du 1er janvier 2013 à l’automne 2014 :
- La déclaration des mouvements de main d’œuvre (DMMO) ou l’enquête sur les mouvements de main d’œuvre (EMMO)
- Les attestations de salaire pour les indemnités journalières (IJ), en cas de maladie non professionnelle, congés maternité et paternité
- L’attestation pôle emploi
- Le formulaire de radiation des organismes de prévoyance collective obligatoire
A partir de l’automne 2014 :
- DUCS (ACOSS)
- BRC
- TR URSSAF
- Relevé mensuel de mission
Courant 2016 :
- DUCS IRC/MSA
- Congés intempéries BTP
- CCVRP
- DADSU
- Déclaration d’emploi des travailleurs handicapés (informations liées à la paie uniquement)
Cette liste n’est pas exhaustive et toute déclaration concernant les mêmes données que celles listées précédemment doit être intégrée à la DSN.
La DSN : une mise en place progressive
Depuis le 1er janvier 2013, certaines entreprises se sont portées volontaires pour adhérer à la DSN.
Pour les autres, le calendrier se fera en deux étapes :
- Au 1er juillet 2015, tous les employeurs redevables d’un montant minimum de cotisations devront adopter la DSN (un décret en déterminera le montant). Devraient être concernés les employeurs effectuant déjà des déclarations de cotisations dématérialisées auprès de l’URSSAF. Seules les entreprises relevant du régime général seront concernées par cette phase intermédiaire. La DSN remplacera les déclarations de cotisations URSSAF et l’attestation de salaires servant de base de calcul pour les IJ accident de travail et maladie professionnelle.
- Au 1er janvier 2016 la DSN deviendra obligatoire pour toutes les entreprises entrant dans son champ d’application.
L’avis de nos experts : Pour éviter les pénalités et s’assurer d’être en conformité avec les textes, il est important de se tenir régulièrement informé de l’évolution des textes. La DSN est toujours en phase de test et il est possible que de nouvelles échéances intermédiaires soient ajoutées.
Une déclaration mensualisée
Pour établir la DSN, les données sont transmises tous les 5 du mois M+1 pour les entreprises déjà mensualisées à cette échéance pour leurs DUCS Urssaf, CGSS ou bordereaux de versement mensuel pour la MSA ; le 15 du mois M+1 pour les autres. La périodicité du paiement des cotisations ne sera pas impactée par ces échéances.
Les modalités restent à définir pour les entreprises basées sur l’échéance du 25.
Sauf cas particulier, tout événement (arrêt maladie sans droit à subrogation, fin de contrat, reprise du travail…) doit être signalé dans les 5 jours ouvrés suivant sa connaissance.
A défaut, l’employeur qui n’aura pas respecté ses obligations se verra appliquer une pénalité d’un montant de 7,50 euros par salarié manquant ou pour chaque inexactitude, dans la limite de 750 euros par déclaration. Si la déclaration n’est pas transmise à l’échéance, le déclarant reçoit deux relances. A défaut de régularisation, l’URSSAF compétente appliquera les pénalités prévues.
Une déclaration dématérialisée
La DSN doit être réalisée par l’intermédiaire du site net-entreprises.fr (ou msa.fr pour les entreprises agricoles) ou par transmission directe. Dans ce dernier cas, l’entreprise doit utiliser un logiciel de gestion de la paie permettant de générer un fichier DSN compatible avec les normes de référence.
Le fichier généré doit respecter la charte de partenariat à laquelle sont soumis les éditeurs de logiciel. Attention : la norme d’échange de la DSN est susceptible d’évoluer régulièrement : le logiciel de paie devra donc s’y adapter.
L’avis de nos experts : Le choix de transmission de la DSN est un point de vigilance. Le choix de l’option pour la transmission directe nécessitera une attention particulière sur le choix de sa solution de paie, dont il faudra vérifier la compatibilité avec les exigences techniques imposées.
Le tiers déclarant, une aide pour passer à la DSN
La DSN peut être réalisée par un tiers, notamment un fournisseur de solution de gestion de la paie.
L’avis de nos experts : le tiers déclarant permettra de libérer du temps au sein des directions des Ressources Humaines, tout en les assurant de la conformité de leur déclaration avec les nombreuses exigences requises.
En effet, un prestataire spécialisé en gestion de la paie dispose des ressources humaines et de l’expertise métier nécessaires à la bonne application des textes relatifs à la DSN. Son rôle est également de garantir la mise à jour de la solution logicielle utilisée pour transférer les données.
Le prestataire de paie étant déjà en possession de vos données de paie, il disposera de tous les éléments nécessaires à la DSN mensuelle ou à la déclaration d’événements ponctuels (arrêts maladie, rupture du contrat de travail…).
