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Pour conserver ces documents, l’employeur peut assurer directement l’archivage ou mandater un tiers pour cette tâche. La numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant la reproduction du document à l’identique, avec valeur probante.

Comment conserver les justificatifs nécessaires au contrôle URSSAF ?

L’employeur a l’obligation de garder les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations sociales pendant une durée au moins égale à 6 ans à compter de leur établissement ou de leur réception.

Quelles sont les règles à respecter pour dématérialiser ses justificatifs ?

La loi de financement de la sécurité sociale 2019 prévoit que ces documents peuvent être conservés sur support informatique. Un arrêté en date du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation.

Ce texte précise qu’à compter du 1er juillet 2019, leur numérisation s’effectue dans les mêmes conditions et garanties que dans le domaine du droit fiscal (Livre des procédures fiscales, art. A102 B-2).

Ainsi, la numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant la reproduction du document à l’identique (elle doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu), en respectant les couleurs et sans utilisation de dispositifs de traitements sur image.

Concernant la conservation de ces documents, l’employeur peut assurer directement l’archivage ou mandater un tiers pour cette tâche. L’arrêté précise le format numérique utilisé pour la conservation ainsi que le dispositif à employer pour sécuriser ces données.

Si le document numérisé présenté lors d’un contrôle ne répond pas à ces conditions, l’employeur devra fournir l’original sous format papier. A défaut, cette situation est assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.

Les enjeux de la dématérialisation des notes de frais

Les justificatifs de notes de frais doivent être présentés lors de contrôles réalisés par l’Urssaf ou l’administration fiscale :

  • soit pour vérifier que les remboursements de frais correspondent bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales,
  • soit pour valider la déductibilité des charges et la TVA récupérée par l’entreprise.

Le procédé de dématérialisation des notes de frais doit permettre de répondre aux exigences des deux administrations en apportant la preuve que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original.

La valeur probante d’un justificatif numérique est conditionnée par la traçabilité des conditions de dématérialisation pour garantir l’intégrité du document au travers d’une signature ou d’une empreinte électronique, et par la sécurisation de l’archivage.

>> Découvrez la gestion dématérialisée des notes de frais à valeur probante

 

Référence :
Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L 243-16 du Code de la sécurité sociale, JO du 29.

 

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