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DRH et dématérialisation : Pensez à la sécurisation des bulletins de paie de vos salariés avec le coffre-fort numérique

La dématérialisation change favorablement le quotidien des entreprises. Traitement automatisé, gain de productivité, économies sur les frais d’impression, meilleure réactivité, respect des distanciations… La digitalisation des processus RH [1] a tout bon ! Mais avez-vous pensé à la sécurité des données pour autant ?

Eh oui, les bulletins de paie, notamment, constituent des documents très sensibles qu’il vous faut protéger au mieux. Rassurez-vous : dématérialiser avec un coffre-fort numérique permet la sécurisation des bulletins de paie de vos salariés. Explications.

Dématérialisation et sécurisation des données 

Quand on parle de dématérialisation, on parle forcément de données. La data numérique est désormais partout en entreprise, si bien qu’il est devenu essentiel de la protéger au maximum pour éviter le piratage informatique, le vol ou encore les manipulations frauduleuses.

C’est encore plus vrai pour le cas des données personnelles relatives aux salariés de votre entreprise. Les informations contenues dans un bulletin de paie dématérialisé [2], par exemple, constituent des données à caractère hautement sensible. C’est à l’employeur qu’incombe leur protection.

De plus, si la législation européenne impose depuis mai 2018 le RGPD [3] (Règlement Général sur la Protection des Données), la sécurisation des informations ne s’arrête pas là. Les documents contenant des informations personnelles doivent être individualisés et à usage strictement personnel. Il faut également avoir la capacité de prouver l’intégrité et l’authenticité de ces données (notamment via des normes de sécurité).

Pour autant, la dématérialisation du bulletin de paie apporte son lot de bénéfices, aussi bien pour la DRH que pour les salariés. Par exemple, les bulletins sont consultables à tout moment et depuis n’importe où en quelques clics. La dématérialisation est de plus encouragée par la loi El Khomri de 2016 [4].

Si vous souhaitez vous assurer de mettre en place la digitalisation des bulletins de paie (et de tous les documents RH de votre entreprise) en bonne et due forme, sachez qu’il existe une solution clé en main : le coffre-fort numérique.

En quoi un coffre-fort numérique permet-il la sécurisation des bulletins de paie de vos salariés ? 

Un coffre-fort numérique, aussi appelé coffre-fort électronique [5], est un espace digital sécurisé mis à la disposition de vos salariés pour gérer la documentation RH. Depuis cet espace, l’employeur (ou le DRH) peut notamment remettre le bulletin de paie directement aux salariés. Ces derniers n’ont alors qu’à se connecter à leur coffre-fort pour le consulter à tout moment.

Le coffre-fort numérique est bien plus qu’un simple endroit de stockage. Après tout, il porte bien son nom : il assure la sécurisation des bulletins de paie et de tout autre document personnel qu’il abrite. Voici pourquoi en 3 points.

Le chiffrement des données 

Chiffrer les données est un procédé électronique permettant de sécuriser les informations contenues dans un espace digital (tel qu’un coffre-fort numérique). Pour faire simple, les données sont cryptées avec un code [6], ce qui les rend inaccessibles (indéchiffrables) aux personnes non habilitées à les consulter et à les lire. Il faut un mot de passe ou une clé secrète individuelle pour pouvoir accéder à ces informations protégées par un algorithme complexe. Un tel cryptage assure la protection et la confidentialité des données : la vie privée de vos salariés est alors assurée lorsque la dématérialisation est effectuée via un coffre-fort numérique.

La loi française encourage le recours à ce type de solution. En effet, le décret n° 2018-418 [7] rend obligatoire le cryptage de la totalité des données hébergées dans un coffre-fort numérique.

Le respect strict du RGPD

Comme nous l’avons vu précédemment, le RGPD encadre la sécurisation des données dématérialisées en Europe. Les entreprises françaises doivent impérativement respecter ce règlement supervisé par la CNIL [8] (Commission nationale de l’informatique et des libertés), sous peine de lourdes sanctions.

Si vous décidez d’utiliser un coffre-fort numérique, vous déléguez à votre prestataire la mise en conformité avec le RGPD. C’est alors au fournisseur de la solution de s’assurer que le coffre-fort respecte bien la vie privée des salariés. Par ailleurs, en choisissant un prestataire hébergeant les données en France, vous vous assurez que vos données sont bien couvertes par le droit européen.

L’horodatage électronique et l’authenticité des documents 

La dématérialisation garantit une protection face aux aléas du stockage physique : perte, sinistre, violation, etc. Les documents contenus dans un coffre-fort électronique sont ainsi protégés. Leur authenticité est facile à prouver grâce à des moyens techniques. Ils sont alors inviolables. Cela s’avère très pratique dans le cas du bulletin de paie : aucune falsification n’est possible.

Vous avez aussi l’assurance d’avoir des documents horodatés, c’est-à-dire qu’il est extrêmement simple de savoir la date précise d’édition et de réception de chaque document contenu dans le coffre-fort numérique. Ils sont parfaitement traçables. L’horodatage électronique facilite ainsi la sécurisation, le traitement et le rangement des données administratives de vos salariés.

Vous êtes convaincu de l’utilité du coffre-fort numérique ? Vous souhaitez le mettre en place dans votre entreprise pour accélérer votre dématérialisation ? SVP SIRH vous propose un coffre-fort numérique qui met la sécurisation des données et des bulletins de paie au centre de ses préoccupations. Il est certifié par les normes AFNOR NF Z42-013 [9] et NF Z42-025 [10].

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