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Comment les RH doivent-elles négocier le virage, notamment en matière de droit du travail, au milieu de méthodes toujours plus collaboratives et de données de plus en plus dématérialisées ?

Ces nouveautés que les RH devront intégrer pour 2020

En 2020, les Ressources humaines devront plus que jamais intégrer de nouvelles formes d’intelligence. Intelligence humaine et collective d’une part, intelligence artificielle d’autre part.

Les modalités du travail évoluent de plus en plus vite et les nouvelles générations, qualifiées de générations Y et Z, maîtrisent parfaitement la digitalisation du travail. Elles procèdent, en outre, à des modes de management innovants que la gestion des Ressources humaines doit accompagner.

Comment les RH doivent-elles négocier le virage, notamment en matière de droit du travail, au milieu de méthodes toujours plus collaboratives et de données de plus en plus dématérialisées ?

Ressources humaines et développement de l’intelligence collective

La collaboration en matière de RH

L’intelligence collective consiste en une convergence de compétences, qui sont différentes et propres à chaque membre d’un groupe, et valorisées afin d’atteindre un but commun.

Chaque individu est porteur d’une richesse intrinsèque qui, cumulée avec celle des autres, apporte une plus-value au projet. Dans le domaine des Ressources humaines, il en résulte que les tâches autrefois octroyées à un seul individu sont aujourd’hui dévolues à l’ensemble des collaborateurs et interlocuteurs. Pour le recrutement, par exemple, le temps du CV papier accompagné de la lettre manuscrite et sélectionné par un spécialiste isolé dans son bureau est révolu.

Aujourd’hui, des processus nouveaux mènent plus efficacement à une embauche. Ils passent notamment par des outils de type ATS* et CRM*, mais également par les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Jobboards…) ou des portails salariés. Chaque collaborateur, chaque interlocuteur devient un recruteur potentiel qui vient, à un moment ou à un autre, en soutien aux Ressources humaines.

La cooptation est également une aide puissante au recrutement, valorisante pour le salarié, qui accélère la recherche du meilleur candidat.

C’est donc une organisation nouvelle à gérer, plus collaborative, plus souple et moins directive qui se met en place.

Le dispositif du CSE à partir de 2020

Les dispositifs juridiques s’adaptent aux nouveaux fonctionnements, y compris dans les instances représentatives. En effet, au plus tard le 1er décembre 2019, le personnel devra être représenté au sein du CSE (Comité social et économique) et non plus dans les différents organismes précédemment mis en place tels que le comité d’entreprise, les délégués du personnel et le CHSCT (Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail).

À partir du 1er janvier 2020, les employeurs qui n’auront pas mis en place le CSE se rendront coupables du délit d’entrave et encourront jusqu’à 1 an d’emprisonnement et 7 500 euros d’amende.

De nouvelles règles s’appliqueront une fois les élections passées :

  • Droit à la formation des élus pour assurer leur mandat
  • Nouveau barème d’heures de délégation en fonction de la taille de l’entreprise
  • Durée des mandats (toujours 4 ans, mais avec des réductions possibles)
  • Limitation du nombre de mandats successifs à 3
  • Budget de fonctionnement fixé en fonction de la taille de l’entreprise et proportionnel à la masse salariale brute (0,2 % dans les entreprises de 50 à 2 000 salariés, 0,22 % au-delà)
  • Obligation de consultation du CSE par la Direction au sujet des orientations stratégiques, de la situation économique et de la politique sociale de l’entreprise.

S’ajoute, dans cet élan collectif et participatif, l’intéressement, pourtant facultatif, mais largement encouragé, notamment par le PLFSS 2020 (projet de loi de financement de la sécurité sociale) adopté le 29 octobre 2019. En effet, la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat bénéficiera d’une exonération fiscale à condition qu’un accord d’intéressement soit mis en place, y compris dans les TPE.

Les changements dans l’organisation du travail sont donc accompagnés et encouragés par le législateur, mais l’évolution digitale ne peut elle non plus se faire correctement sans s’adosser au droit du travail.

Ressources humaines et intelligence digitale

Le réseau social d’entreprise (RSE)

Les entreprises se dotent de plus en plus d’un RSE (réseau social d’entreprise) à travers lequel la communication et la collaboration peuvent s’épanouir. Il ne peut se développer efficacement sans être soutenu par un dispositif juridique adapté.

En effet, lors de la mise à disposition de documents, c’est toute l’organisation du travail qui est impactée. C’est le cas non seulement lorsque le CSE est consulté par voie électronique, mais aussi quand les salariés ont accès à certains fichiers, comme par exemple les documents et applications qui permettent l’archivage à valeur probante des documents RH, la gestion des demandes de congés, le stockage des bulletins de paie ou la gestion des notes de frais.

Par ailleurs, les données personnelles des salariés peuvent aussi être collectées pour aider les Ressources humaines à établir leur évaluation.

Le RSE s’avère donc être un formidable outil de collaboration en temps réel. Il allège les corvées administratives et remplace même, parfois, de longues réunions en présentiel pour ouvrir la voie à des méthodes plus efficaces.

Le RSE est également la source d’une confrontation entre les nombreux domaines du droit tels que les droits d’auteur, le respect de la vie privée, le droit à l’image, la protection des données personnelles et même les libertés individuelles dans le cadre du travail.

Plusieurs contraintes juridiques sont donc à respecter :

  • consultation du CSE : les conditions générales d’utilisation doivent lui être précisées et présentées
  • information des utilisateurs sur l’utilisation de leurs données personnelles ainsi que sur leur droit d’accès et d’actualisation
  • déclaration auprès de la CNIL
  • communication du règlement intérieur à l’Inspection du travail
  • rédaction d’une charte d’utilisation du réseau social, qui n’est pas obligatoire, mais recommandée en cas de litiges avec les salariés ou de contrôle sur les utilisateurs.

L’intelligence artificielle en entreprise

Parallèlement, la mise en place de clouds et l’analyse des data permettent de plus en plus à l’intelligence artificielle de se substituer à des tâches d’analyse fastidieuses. Cela mène à des changements dans les emplois et permet également des projections sur la politique de l’entreprise.

Ces données doivent faire l’objet d’une protection juridique sur 2 points :

  • les données personnelles,
  • l’évolution des emplois pour lesquels les salariés ont été embauchés.

L’article 21 de la loi du 20 juin 2018, dite RGPD, est clair : toute décision qui a des effets juridiques sur une personne ne doit pas être issue seulement d’un profilage informatique ou d’un traitement automatisé. Une intervention humaine est obligatoire. Le Code du travail ajoute que le candidat à un emploi doit être informé au préalable des méthodes de collecte de ses informations personnelles afin de pouvoir s’y opposer. Il en est de même pour les salariés soumis à une évaluation par des techniques faisant appel à l’IA.

Par ailleurs, quand l’IA prend le relai de l’humain pour accomplir certaines tâches, l’employeur doit recourir à la formation professionnelle ou, du moins, s’assurer que les conditions d’adaptation du salarié sont prises en charge pour lui permettre de conserver son emploi. Le problème juridique est alors de qualifier les nouvelles tâches assignées au salarié : s’agit-il d’une simple évolution des conditions de travail ou d’une modification substantielle du contrat de travail ? La négociation avec les représentants du personnel est l’une des pistes à explorer en priorité.

Lexique :

ATS * : Applicant Tracking System. Logiciel ou application dont le but est de faciliter le processus de recrutement : extraction des CV depuis la rubrique « Carrière » du site de l’entreprise, dépôt d’annonces, gestion des différents types de candidatures, suivi du recrutement… Certains sont gratuits, d’autres coûtent jusqu’à 400 euros par mois et par utilisateur.

CRM* : Customer Relationship Management ou gestion de la relation client. Outil destiné à gérer la relation commerciale dans son ensemble. Il assure le stockage des informations clients, les organise et permet d’améliorer la relation client par une analyse des différentes interactions.
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