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Comme son nom l’indique, la DSN contient des données à caractère personnel. Il est donc recommandé de communiquer à chacun les informations nominatives concernées ainsi que les modalités prévues par la loi pour l’exercice d’un droit d’accès et de rectification des données.

DSN : communication et process internes

La DSN, une opportunité pour repenser les données RH

Communiquer en interne auprès des salariés

Comme son nom l’indique, la DSN contient des données à caractère personnel. Il est donc recommandé de communiquer à chacun les informations nominatives concernées ainsi que les modalités prévues par la loi pour l’exercice d’un droit d’accès et de rectification des données.

Cette communication s’accompagnera ainsi d’un rappel :

  • des droits du salarié et de ses modalités de contrôle et de réclamation,
  • des devoirs du salarié, et notamment la vérification de la bonne identification de l’information par les organismes de protection sociale, au moyen du numéro de Sécurité Sociale et de l’état civil.

Etendre la communication à l’ensemble des acteurs de la relation contractuelle

La DSN aura des conséquences en matière d’organisation des processus déclaratifs qui sont supérieures à celles d’un simple projet de mise en œuvre de solution informatique.

En effet, la DSN s’appuiera sur les données transmises par l’ensemble des acteurs de l’entreprise :

  • les salariés eux-mêmes pour leur Etat Civil,
  • les managers pour les relevés de présence ou d’absence des membres de leur équipe,
  • les RRH pour les informations relatives aux changements survenus,
  • les gestionnaires de paye pour les informations liées au calcul de la paye.

Il peut donc être utile d’effectuer une communication élargie à destination de l’ensemble des acteurs de la relation contractuelle qui lie le salarié à son entreprise. Cette communication permettra des les sensibiliser et de les informer au sujet de la nécessaire transmission sans délai des informations utiles.

Repenser sa gestion des payes et des process internes grâce à la DSN

Au-delà de la mise en œuvre des éléments nécessaires à la DSN (version DSN compatible du progiciel de paye et paramétrage de celui-ci), la mise en œuvre de la DSN doit s’accompagner d’un processus de réflexion et d’élaboration d’une nouvelle organisation.

La DSN est en effet une occasion unique d’améliorer l’organisation et ses processus pour produire une déclaration de données, fiable, de qualité et dans les délais impartis.

La sécurisation du projet DSN repose sur l’élaboration d’un plan de conduite du changement qui aborde les différents aspects :

  • analyse des processus existants et définition des processus cibles
  • communication et formation
  • analyse et fiabilisation des données existantes
  • définition des activités et des rôles de chacun des acteurs
  • mise en place de nouveaux contrôles de présence et de cohérence des données

 

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