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Les enjeux de la DSN : organisation et missions du service paye

DSN : quelle organisation mettre en place pour sécuriser la transition ?

Enjeux DSN : quelle organisation avant et après ?

Des délais progressifs, mais courts et imposés !

Courant 2016, les entreprises devront transmettre des DSN (Déclaration Sociale Nominative) en lieu et place des nombreuses déclarations sociales (mensuelles ou événementielles) actuellement attendues par les OPS (Organismes de Protection Sociale).

Les plus grandes entreprises françaises, soit environ 15 000 entreprises, devront déposer leur première DSN mensuelle dès avril 2015. Pour celles-ci, il ne reste donc que 6 mois pour devenir « DSN opérationnelles ».

Par ailleurs, le projet se décline en 3 phases au cours desquelles la DSN se substituera de façon progressive aux déclarations sociales qu’elle vise à remplacer.

Un calendrier serré et des phases rapprochées

La phase 1 actuelle est en production sur les sites de net-entreprises.fr ou de msa.fr, tandis que la phase 2 devrait être mise en production début 2015 (après une période de phase 2 pilote). Le pilote de la phase 3 devrait débuter en septembre 2015.

En conséquence, les entreprises assujetties à l’obligation intermédiaire d’avril 2015, auront la possibilité de démarrer en avril 2015 soit en phase 1, soit en phase 2. Néanmoins, l’entrée en phase 3 se fera courant 2016.

Ainsi, en à peine plus de 12 mois, les entreprises devront enchaîner la mise en œuvre des 3 phases successives de la DSN. Bien planifier le projet DSN est donc indispensable pour respecter les délais.

Ceci implique de définir un calendrier de déploiement qui permettra de franchir les jalons du projet dans des conditions acceptables pour l’ensemble des acteurs.

Une transmission d’informations nominatives fiables et actualisées

Il est prévu que la DSN produise, en phase 3, environ 200 données nominatives, contre près de 800 pour l’actuelle DADS-U. Ces données nominatives, mensuellement envoyées, permettront l’alimentation des droits des salariés (assurance maladie, chômage et retraite). Ces données devront être justes et actualisées presque en temps réel.

Ainsi, il conviendra de s’assurer que les données saisies dans les dossiers du personnel sont fiables et conformes aux attendus de la DSN et conformes au cahier technique en vigueur de chaque phase.

Une organisation modifiée mais adaptée

La DSN est un projet qui requiert de revoir l’organisation et les processus qui la précédaient parce que ce nouveau mode déclaratif modifie l’actuelle façon de procéder.

En effet, la paye des salariés est actuellement réalisée en procédant à la saisie des éléments variables et au contrôle de la justesse des bulletins de paye avant que les virements soient effectués. Puis le service paye ou comptabilité agrège les éléments requis pour procéder aux différents types de déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles ou annuelles).

La paye, axe central de la DSN

Or, le principe fondateur de la DSN est de s’appuyer sur l’acte de paye. Non seulement le calcul de paye continuera à concerner les éléments du brut et les cotisations, l’impact des absences, etc., mais en plus, il alimentera directement les nouveaux éléments nécessaires aux déclarations sociales, c’est-à-dire les informations relatives aux salariés, à leur contrat, à leur rémunération et aux bases de cotisations (à compter de la phase 2).

Avec la DSN, le contrôle de paye consistera en un contrôle des éléments déclarés et nécessitera des connaissances relatives à la réglementation de la protection sociale qui iront au delà de la connaissance du droit du travail et des règles de paye.

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