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Les entreprises qui n’ont pas anticipé le passage à la DSN devront mettre à jour leurs logiciels paie et RH et les données collectées par le nouveau format de déclaration imposé par la DSN. Il est préférable de passer en phase test pour vérifier la cohérence de tous ces éléments, afin d'éviter les mauvaises surprises au dernier moment.

DSN : quels impacts sur les entreprises ?

La révolution DSN, il faut s’y préparer !

Destinée à simplifier les déclarations sociales pour les entreprises et les organismes collecteurs, la DSN impliquera dans un premier temps une réorganisation et une nouvelle répartition des tâches au sein des services paie. L’impact sera plus ou moins important selon les catégories d’employeurs ou les types d’activité.

Que change la DSN ?

La DSN dissocie les cotisations de l’établissement des cotisations salariales individuelles, contrairement au système actuel qui cumule les assiettes de déclarations. Cela implique de nouvelles méthodes de vérification pour les services de paie.

La DSN transmet les salaires, primes et récapitule les événements survenus dans le mois. Par conséquent, il ne sera plus possible de modifier les paies des salariés après émission de la DSN, sauf en éditant une DSN annule et remplace (dans un délai limité). Cela impliquera de nouvelles méthodes de contrôle, en limitant fortement la possibilité de rééditer de nouveaux bulletins de paie.

Les régularisations seront mentionnées séparément dans la DSN du mois suivant.

Pour les sociétés multi-établissement, il n’y a plus de référence à l’entreprise. Chaque salarié est rattaché exclusivement à son établissement.

Les impacts de la DSN à court terme

Au départ, certaines déclarations sociales devront être gérées en double :

  • les déclarations annuelles habituelles (URSSAF, Prévoyance, DADS-U…)
  • les attestations Pôle emploi, remplacée par l’AE après 12 mois d’historique
  • les attestations de salaire, remplacée par la DSIJ à partir du 3ème mois, pour calcul des IJSS du salarié.

Il sera toutefois possible d’émettre une DSN reprise d’historique, acceptée uniquement après le dépôt de la 1ère DSN. Attention, la DSN reprise d’historique ne devra concerner que les salariés qui auront été déclarés dans la 1ère DSN.

Faut-il tester la DSN ?

Les entreprises qui n’auront pas anticipé le passage à la DSN devront mettre à jour leurs logiciels paie et RH et les données collectées par le nouveau format de déclaration imposé par la DSN. Il est préférable de passer en phase test pour vérifier la cohérence de tous ces éléments, afin d’éviter les mauvaises surprises au dernier moment.

Attendre la fin du délai légal, c’est prendre le risque de devoir gérer un nouveau système de déclaration avec toutes ses particularités techniques et les erreurs qui surviendront inévitablement lors des contrôles de données.

Quelles sont les erreurs possibles ?

Avant validation du fichier DSN, un contrôle définitif sera obligatoirement effectué. Au départ, la difficulté sera d’identifier les erreurs pour pouvoir les corriger : erreur de structure, incohérences, informations manquantes…

A fortiori, cette étape sera particulièrement sensible pour les entreprises qui n’ont jamais réalisé de DADS-U, qui utilisent le système EFI ou les attestations pôle emploi.

Comment anticiper la révolution DSN ?

Vérifier que votre logiciel de paie supporte la norme DSN, à savoir la norme NEODeS. Il existe différentes chartes, vérifiez que votre prestataire est bien identifié dans la charte éditeur.

Dès le début 2015, il est fortement conseillé d’anticiper et de déposer les premiers fichiers DSN AE et DSIJ et d’envisager la formation des gestionnaires de paie.

Dans les petites et moyennes entreprises, compte tenu de la surcharge de travail importante due à la DSN, il est possible que certaines préfèrent externaliser la gestion de la paye.

Dans les grandes entreprises, il peut être envisagé d’étoffer le service paie de manière ponctuelle pour pouvoir absorber le surcroît de travail.

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