Le mode Saas permet de se libérer des contraintes de la paie et de bénéficier de solutions entièrement compatibles avec le format DSN. En quoi consiste la DSN ?

La DSN, comment ça marche ?

Nouveau calendrier DSN, points de vigilance identifiés suite aux premiers retours d’expérience… retrouvez toute l’actualité de la DSN dans le blog de la paie.

La phase 3 est généralisée depuis janvier 2017

La DSN phase 3 intègre la déclaration des cotisations destinées aux Institutions de prévoyance relevant du CTIP, aux Mutuelles relevant de la FNMF et aux Sociétés d’assurance relevant de la FFSA. Il s’agit de la phase la plus complexe car elle intègre un grand nombre de déclarations :

  • Organismes de retraite complémentaire et prévoyance (mutuelles incluses)
  • MSA (BVM + DTS)
  • Certains régimes spéciaux de retraite
  • CI-BTP
  • CCVRP
  • Cerfa CVAE

Cette dernière phase devient obligatoire pour tous les employeurs du secteur privé depuis sa généralisation en janvier 2017.

La première échéance porte sur les paies de janvier 2017

Depuis le 1er janvier 2017, la DSN est généralisée à l’ensemble des entreprises au titre de la paie de janvier, avec des échéances de déclarations fixées à partir des 5 et 15 février.

À compter de la paie de janvier 2017, les entreprises sont dans l’obligation de transmettre uniquement des DSN phase 3 c’est-à-dire dans sa forme complète.

Aux signalements d’événements (phase 1), à la substitution de la Ducs Urssaf (phase 2) s’ajoute, depuis septembre 2016 (phase 3), le remplacement par la DSN des déclarations aux caisses de retraite complémentaire (Agirc-Arrco) et aux organismes complémentaires (institutions de prévoyance, assurances et mutuelles). La phase 3 alimente par ailleurs le compte personnel de formation et le compte pénibilité.

L’obligation de la généralisation de la DSN au 1er janvier 2017 pourra faire l’objet d’un aménagement pour certains employeurs notamment, ceux relevant du régime agricole, avec une date butoir fixée au 1er juillet 2017.

Comment faire si ma solution ne gère pas la DSN phase 3 ?

Il est important que la solution de gestion paie intègre, dès janvier au plus tard, toutes les fonctionnalités permettant de générer des fichiers entièrement compatibles avec le format DSN. Sans ces fonctionnalités indispensables, dont la fourniture incombe directement au prestataire de paie, les pertes de temps, retards et risques de pénalités risquent d’être au rendez-vous !

La DSN est un élément de contrôle des paies

La dématérialisation des déclarations sociales va renforcer les procédures de contrôle des données en les centralisant. Mais attention, avec la DSN, les conditions de modification deviennent plus restrictives.

Il est donc essentiel de disposer d’une solution de gestion des paies 100% compatible DSN permettant d’organiser et de transmettre les données dans un format requis. Cette solution doit également réaliser des contrôles de cohérence des données, sans lesquels les déclarations sociales dématérialisées seront automatiquement rejetées.

 

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La DSN phase 3, la voie vers d’autres dématérialisations

La DSN sera le vecteur principal du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu qui deviendra effectif au 1er janvier 2018. Pour mettre en œuvre ce prélèvement, des données seront ajoutées à la DSN mensuelle. L’assiette du calcul du prélèvement à la source, basée sur le salaire net imposable, est déjà calculé par les logiciels de paie et figure sur les bulletins mensuels de paie.

La direction générale des Finances publiques (DGFiP) transmettra aux entreprises par voie dématérialisée le taux de prélèvement à appliquer aux revenus. Le montant correspondant sera reversé mensuellement -trimestriellement pour les TPE- à l’administration fiscale.

Les entreprises qui utilisent la DSN reçoivent déjà des informations de la part des opérateurs de la DSN via un « flux retour », dit compte-rendu métier (CRM). Ce flux retour sera utilisé par l’administration fiscale pour transmettre, pour chaque salarié, le taux de prélèvement qui devra lui être appliqué.

La DSN, un choc de simplification pour les directions RH

Destinée à simplifier les déclarations sociales pour les entreprises et les organismes collecteurs, la DSN entraîne une réorganisation et une nouvelle répartition des tâches au sein des directions RH et des services paie. L’impact sera plus ou moins important selon les catégories d’employeurs ou les types d’activité.

Dans une logique de simplification administrative, la généralisation de la Déclaration Sociale Nominative impacte également la gestion de la paie, dont les données sont la source principale de la DSN.

Que va-t-elle changer concrètement pour les employeurs et les salariés ? Comment va-t-elle impacter l’organisation interne des entreprises et la gestion des Ressources Humaine ? Quelles nouvelles obligations va-t-elle créer ?

En quoi consiste la Déclaration Sociale Nominative ?

Mesure phare du pacte National pour la Compétitivité et l’Emploi, la DSN est destinée à simplifier la réalisation des déclarations sociales, en les centralisant à partir du 1er juillet 2016 dans une seule déclaration entièrement dématérialisée, transmise mensuellement.

Planifié sur 3 phases, le calendrier de la DSN doit s’achever en janvier 2017, date à laquelle toutes les entreprises du secteur privé devront auront l’obligation de transmettre leurs déclarations sociales sous ce nouveau format dématérialisé.

Toutes les déclarations devront être centralisées dans le format DSN :

  • Les déclarations événementielles (DMMO, EMMO, attestations de salaire pour les IJ ou pôle emploi…)
  • Les déclarations URSSAF (DUCS, BRC, TR URSSAF, Relevé mensuel de mission)
  • Les autres déclarations (DUCS IRC/MSA, congés intempéries BTP, CCVRP, DADSU…)

Une fois transmises, les données seront centralisées par Net Entreprises, qui les répartira auprès des organismes concernés.

La DSN modifie la structure des données et les obligations de déclaration

La DSN entraîne une modification du format et de la fréquence des déclarations sociales, mais également une modification des données collectées, de la structure du fichier et des contrôles effectués. La transmission du fichier entraîne l’identification immédiate des erreurs à corriger pour valider l’envoi.

Pour certaines activités à fort turn-over, chaque départ ou entrée de salarié impliquera la transmission d’une DSN événementielle, ce qui peut fortement impacter la charge de travail.

La DSN, qu’est-ce que ça change ?

A terme, l’objectif de la Déclaration Sociale Nominative vise à alléger la charge de travail des entreprises, grâce au regroupement de l’ensemble des déclarations sociales sous la forme d’un fichier unique transmis mensuellement. La procédure consiste à déposer le fichier sur le site net-entreprises, qui transmet les informations aux organismes concernés.

Du côté des salariés, elle permet de transmettre chaque mois les données les concernant qui seront stockées par les différents organismes. Grâce à cette actualisation, leurs droits seront calculés de manière plus fiable et plus rapide. De ce fait, quand le salarié demandera à bénéficier de certaines prestations sociales, il pourra en bénéficier plus rapidement, en produisant moins de justificatifs. Il disposera également d’un accès à ses données et pourra les modifier si besoin.

Comment s’assurer de disposer d’une solution paie 100% compatible DSN ?

Deux options peuvent être envisagées :

  • L’entreprise en profite pour remettre à plat les outils et l’organisation de son service paie en y intégrant les nouvelles contraintes,
  • La société fait appel à un prestataire spécialisé en paie, qui lui proposera une solution sur mesure et lui apportera ses conseils pour choisir la solution la plus adaptée.

Dans tous les cas, le passage à la DSN est l’occasion de revoir les procédures internes et l’organisation des services concernés. L’entreprise a tout à y gagner en identifiant de nombreux gisement d’optimisations, tant en termes de coûts qu’en termes de simplification des procédures.

 

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