L’externalisation de la paie est une option à bien évaluer avant de prendre sa décision. Ses avantages sont indéniables, tant au niveau des coûts financier et de la gestion des ressources internes, qu’au niveau du transfert de responsabilité concernant la fiabilité des bulletins de paie et la gestion des déclarations sociales.

Pour évaluer les avantages et inconvénients de l’externalisation, il est important de bien identifier ses objectifs en termes financiers, de procédures et d’utilisation des données de paie, à des fins de pilotage RH notamment.

Les avantages de l’externalisation de la paie

Gain de temps et adaptation des coûts

Gérer la paie des collaborateurs est une activité complexe et chronophage, qui implique de nombreuses responsabilités. Avec la complexité du format DSN, de nombreux employeurs ont vu le temps consacré à la gestion des paies et des déclarations sociales exploser, et les risques d’erreurs se sont multiplié. Le mode de régularisation imposé par la DSN a lui aussi bouleversé l’organisation des services paie et les pénalités appliquées en cas de retard peuvent impacter lourdement les entreprises.

Selon des organisations, la personne en charge des paies n’est pas toujours spécialiste du métier de gestionnaire. Les retards, la maîtrise imparfaite des outils et des procédures peut entraîner une perte de crédibilité auprès des salariés, car la paie est un élément essentiel de la relation employeur-employé.

Le coûts liés à la formation ou à l’embauche d’un gestionnaire de paie, mais également à l’achat et la maintenance d’un logiciel de paie sont également à prendre en compte.

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La veille juridique et réglementaire

Autre point à ne pas sous-estimer, la veille légale et réglementaire, la bonne interprétation des textes ou l’application des nouveaux calculs nécessitent un véritable investissement de la part du gestionnaire de paie.

La sous-traitance de la paie à un spécialiste permet de s’en affranchir, avec la garantie d’une actualisation en temps réel des évolutions légales ou conventionnelles, pour s’assurer d’être en conformité avec la loi. L’expertise juridique fait partie du métier des prestataires de paie et permet également d’éviter les contentieux avec les collaborateurs ou l’Administration.

L’accès aux données

Externaliser sa paie ne signifie pas perdre la maîtrise de ses données, au contraire. Vous continuez d’y accéder dans un espace en ligne, avec la possibilité de suivre et d’extraire vos indicateurs sociaux ou d’éditer des rapports. Pour la gestion de vos paies et de vos DSN, un gestionnaire dédié suit votre dossier et répond à toutes vos questions.

Autre point non négligeable, la maintenance et les achats de logiciels incombent au prestataire, ce qui vous permet de libérer vos services techniques et de les recentrer sur votre coeur de métier.

Comment optimiser l’externalisation de la paie ?

Le prestataire de paie, votre interlocuteur privilégié

Les données sociales étant sensibles par nature, il est primordial de vérifier les aspects contractuels proposés par les différents prestataires : stockage et sauvegarde des données, respect des normes de sécurité, mise à disposition d’un gestionnaire dédié, accès au service client, mise à disposition d’un espace en ligne… sont des points à ne pas négliger.

Lors des consultations, la comparaison des prix doit intégrer la totalité du périmètre de l’offre : gestion de projet, paramétrages spécifiques, audit des dossiers avant mise en place, qualité et disponibilité de l’assistance, reprise des données de paie en cas de changement en cours d’année…

L’externalisation, l’opportunité de développer de nouvelles missions RH

L’externalisation de la paie peut être l’occasion de se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, notamment l’analyse des données et des indicateurs sociaux. Les outils de Business Intelligence appliqués aux directions RH permettent de traiter les données brutes, accessibles en temps réel grâce au SaaS. Le nouveau défi pour les RH consiste à les organiser et les hiérarchiser pour les transformer en éléments de choix stratégiques pour l’entreprise. Ils permettent de baser les décisions sur des éléments tangibles, d’analyser les potentiels, d’identifier les points faibles, de planifier les besoins de ressources pour mettre en œuvre une rémunération basée sur la performance et construire les futurs référentiels.

 

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