Entreprendre une démarche d’externalisation de la paie ou d’autres services RH est un choix important pour une entreprise. Cette décision doit s’intégrer à sa stratégie globale et la solution choisie doit être adaptée aux besoins, différents par nature, de chacune.
Au delà du simple aspect pratique attribué à cette démarche, l’externalisation peut être un véritable levier stratégique pour les directions RH lorsqu’elle est anticipée, préparée et planifiée.
L’externalisation des RH : un choix stratégique
Les activités à externaliser sont généralement strictement opérationnelles, mais la réflexion et la décision d’externaliser sont quant à elles d’ordre stratégique.
Quel que soit le choix final, il est essentiel de se poser les bonnes questions, notamment pour ce qui concerne :
- les risques encourus et la sensibilité des données et des procédures associées
- l’impact du volume d’activité sur la réalisation de ces métiers en interne
- l’insuffisance ou non de ressources ou d’expertise en interne
- la rentabilité attendue en cas d’externalisation
Quoi qu’il en soit, c’est un fait, en confiant les activités support à des experts, la décision d’externaliser offre aux décideurs de l’entreprise la possibilité de focaliser leurs efforts sur des activités plus stratégiques et directement créatrices de valeur, et contribuer plus largement à soutenir le développement et la compétitivité.
Externaliser vos activités RH, c’est aussi offrir une plus grande flexibilité dans l’accomplissement du métier de l’entreprise en lui donnant l’opportunité d’être plus réactive en optimisant ses performances globales.
Comment définir les activités à externaliser ?
Recrutement, GPEC, formation, paie, support RH, gestion sociale… de nombreuses activités peuvent être externalisées.
Toutefois, dans la majeure partie des cas, il est plutôt question d’externaliser des tâches opérationnelles et du support, les fonctions stratégiques restant internalisées.
Pour déterminer les activités à externaliser en priorité, nombre d’entreprises utilisent alors la règle des 4C.
• L’activité est-elle chronophage ?
Si l’activité analysée mobilise beaucoup de ressources internes et empêche certains acteurs de l’entreprise de se concentrer sur leur mission principale, elle peut entraîner une perte de productivité et de performance.
Elle freine la croissance de la structure plus qu’elle ne la soutient.
• L’activité est-elle complexe ?
L’activité concernée demande une expertise particulière et nécessite la maîtrise d’éléments juridiques ou techniques spécifiques.
L’absence de maîtrise en interne génère à la fois une perte de temps, d’argent et une baisse de qualité.
Lorsqu’un tel constat est fait, vous avez souvent intérêt à faire appel à un expert externe.
• L’activité est-elle critique ?
Le risque d’erreur est grand et la marge d’erreur tolérée est très faible et la réussite ou l’échec de cette activité représente un impact fort et pesant sur votre structure.
Ces questions vous aideront également à prioriser les activités à externaliser.
• L’activité est-elle circonscrite ?
Plus l’activité impacte largement les équipes, plus l’externalisation aura du sens.
Parmi les fonctions RH courantes et incontournables, l’externalisation de la paie correspond en touts points à la règle des 4C : elle est est chronophage, complexe (procédures, veille légale et conventionnelle, gestion des cas particuliers…), critique (les erreurs en paie ont de lourdes conséquences sociales, voire fiscales) et non-circonscrite, car elle impacte l’ensemble des salariés de l’entreprise.
Les conditions pour réussir une externalisation
Le succès de l’externalisation d’une activité dépend du respect de certaines conditions de bon sens.
• Choisir le bon prestataire
Le choix du prestataire doit être étudié méthodiquement en fonction de critères qui permettent notamment d’assurer la sécurité de la prestation : localisation des équipes et de l’hébergement des données, normes et procédures agréées, références et engagements contractuels.
L’idéal est d’analyser les risques en amont pour mettre en place des indicateurs de résultats permettant de faciliter une évolution mutuelle et en confiance.
L’expression des besoins est cruciale : elle permet non seulement d’identifier toutes les prestations à fournir, mais également d’en définir les étapes de livraison.
En fonction de vos particularités, il faut toutefois prévoir une période de montée en compétence du prestataire, qui devra intégrer vos besoins spécifiques à ses services. La phase initiale est souvent la plus délicate et doit être pilotée de façon à identifier et corriger tous les écarts entre les besoins exprimés et le service fourni.
• Ne pas lésiner sur la communication
Privilégiez une communication régulière et transparente pour éviter les blocages et les risques d’erreur. Vous maintiendrez ainsi un contrôle strict sur les prestations externalisées.
Une bonne communication servira par ailleurs la fluidité de votre partenariat sur le long terme.
La communication interne est également très importante : concernant les services RH -notamment la paie- vos salariés sont les premiers concernés !
Lorsque le traitement d’une activité en externe permet le respect des délais, le maintien de la qualité de la prestation et la création de valeur en interne, le choix de l’externalisation est alors bien au service de votre stratégie d’entreprise.
Cela se révélera même potentiellement devenir un élément de la satisfaction et implication des collaborateurs au service de la performance globale.
