Cas pratiques

Conséquences en paie du don de matériel aux salariés

Donner du matériel aux salariés plutôt que de le jeter, c’est le choix que font certaines entreprises au profit de leur personnel. Il s’agit souvent d’objets acquis par l’entreprise pour ses besoins de fonctionnement et qui sont remplacés par du matériel neuf, comme par exemple des ordinateurs, du mobilier de bureau, voire des véhicules de société.

Comment ces dons sont ils traités en paye ? Sont-ils assujettis aux charges sociales, selon quelle évaluation ?

Dons d’ordinateur et autre matériel informatique

Des dispositions ont été prises par la loi de finances pour 2008 pour inciter les entreprises à faire le don de matériel informatique usagé à leurs salariés. L’avantage consenti est exonéré à hauteur d’un prix de revient global des matériels et logiciels reçus de 2 000 € par an et par salarié (article L242-4-2 CSS). Plusieurs conditions à cette exonération de charges sociales :

  • Les matériels informatiques et les logiciels nécessaires à leur utilisation doivent permettre l’accès à internet et être entièrement amortis comptablement.
  • La lettre circulaire ACOSS 2008-31 du 7 mars 2008 précise aussi que le don doit porter sur un ordinateur portable ou fixe complet, c’est-à-dire comportant une unité centrale et les périphériques indispensables tels que l’écran ou le clavier sans pouvoir se restreindre à certains équipements isolés (écran seul, par exemple).
  • Quant à l’accès à internet, l’ACOSS précise que l’ordinateur doit être pourvu de ses logiciels d’exploitation, de navigation sur Internet et des équipements permettant l’accès à Internet (modem…).

Cession d’une voiture de société à titre gracieux

La remise gratuite au salarié d’un véhicule acheté par l’entreprise constitue un avantage en nature, assujetti comme tel aux cotisations sociales. Pour autant, quelle évaluation retenir ? Amortissement comptable, valeur réelle ? C’est la valeur réelle qu’il faut retenir, sur la base de l’économie réalisée par le salarié. La valeur admise est celle de la cote Argus du véhicule.

Par exemple : Une entreprise donne à un salarié une voiture achetée neuve 13000 euros en 2007. Ce véhicule est coté à l’argus à 4500 euros. Cette somme représente la valeur de l’avantage en nature qui doit être assujetti à charges sociales.

Quid des autres biens et matériels ?

Pour les autres matériels, comme le mobilier de bureau (fauteuils, armoires, etc.) remis gracieusement aux salariés, qu’il soit amorti comptablement ou non, il n’existe pas de tolérance administrative permettant de négliger ce « cadeau ». En effet, peu importe que cette fourniture soit exceptionnelle ou d’une valeur modique, elle constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales.

Comment procéder à l’évaluation de ce matériel d’occasion ? Il n’existe pas de barème légal du matériel d’occasion car tout dépend de la durée de son utilisation, de son entretien, de son état…

En général, le prix d’occasion d’un matériel est déterminé sur la base de son prix actuel neuf en appliquant une décote annuelle de l’ordre de 10% par année d’ancienneté.

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