Prélèvement à la source
Coût, organisation, confidentialité des données... Quels seront les impacts du prélèvement à la source pour les entreprises ? Alors que le poids de la gestion de la paie s'alourdit chaque année, certains s’inquiètent du surcoût lié au prélèvement à la source. Evaluons les conséquences de ce dispositif en toute objectivité.

Les incidences financières du prélèvement à la source pour les entreprises

À quelques mois de l’entrée en vigueur du prélèvement à la source, de nombreuses questions restent en suspens pour les dirigeants d’entreprises. Alors qu’une majorité d’entre eux jugent qu’il aura un impact négatif sur la gestion de leur entreprise, qu’en est-il réellement ? Devront-ils faire face à d’importants investissements financiers ? L’organisation du service des ressources humaines sera-t-elle impactée ? Les données des salariés resteront-elles confidentielles ? À l’approche du 1er janvier 2019, essayons d’évaluer les conséquences de ce dispositif en toute objectivité.

Le coût du prélèvement à la source : comment l’évaluer ?

Alors que le poids d’une direction RH représente en moyenne 1,9 % du budget des entreprises (dont 1/3 pour la gestion de la paie et le SiRH), les dirigeants s’inquiètent du coût du prélèvement à la source – plus communément appelé PAS.

Du côté de l’Administration, tout est fait pour rassurer les entreprises, les coûts de sa mise en oeuvre se situant plutôt du côté des éditeurs de paie, dont les logiciels intégreront les adaptations nécessaires.

Toutefois, l’Inspection générale des finances (IGF) a tenté d’évaluer l’incidence financière du prélèvement à la source sur les différentes organisations, et selon un rapport de Bercy, le passage au prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu pourrait coûter plusieurs centaines de millions d’euros aux entreprises.

La majeure partie de ce coût serait dû aux ressources internes qui seraient mobilisées pour le paramétrage des logiciels, la formation des utilisateurs et la communication auprès des salariés. Cependant, une communication adaptée réalisée en amont permettrait de réduire ce montant.

À la vue des éléments recensés, voici les principaux postes de coûts supplémentaires possibles :

  • Le changement de logiciel de paie
  • Le paramétrage du logiciel existant
  • La mise en œuvre de développements informatiques chez les prestataires spécialisés et la maintenance des nouvelles fonctionnalités
  • Le recrutement de personnel supplémentaire pour pallier la surcharge de travail, notamment lors de la mise en oeuvre
  • La formation du personnel en charge de la paie
  • L’éventuel recours à l’externalisation du service de paie.

Le déploiement de la déclaration sociale nominative (DSN) a déjà préparé le terrain et permis d’anticiper un certain nombre de pré-requis techniques et fonctionnels, grâce à la dématérialisation des échanges avec les organismes collecteurs des cotisations sociales.

Dans le but de sécuriser la mise en place du PAS, une charte de partenariat a été signée entre la DGFIP et un grand nombre d’éditeurs de logiciels de paie, chargés d’intégrer les fonctionnalités nécessaires à leur solution et de les tester, pour une mise en oeuvre optimale. Cette charte impose également aux éditeurs le cadre dans lequel le PAS sera déployé : transposition des règles en vigueur, fonctionnalité spécifique intégrée, préfiguration, etc.

Plusieurs phases de test sont organisées, afin d’éprouver la capacité du système à gérer un volume important de données, à valider les calculs, notamment pour les situations particulières : application du taux neutre, abattements pour les CDD de courte durée, apprentis, stagiaires…

En termes d’impacts financiers, plus élevés en phase de démarrage qu’en phase pérenne, une étude réalisée par l’Inspection Générale des Finances a fait l’estimation suivante :

  • Pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les grandes entreprises, l’impact par salarié serait compris dans une fourchette de 6 à 8€,
  • Pour les TPE/PME, le surcoût pourrait se situer entre 26 et 50€, en incluant le paramétrage du logiciel de paie, la formation des utilisateurs, la communication auprès des salariés ainsi que les contrôles de paie supplémentaires pendant la phase transitoire.

En rythme de croisière, ces coûts iront en se réduisant, du fait de la diminution progressive de la charge de travail supplémentaire liée à la mise en oeuvre.

Le PAS entraînera-t-il une surcharge de travail pour le service de paie ?

Outre les coûts directs, les directions des ressources humaines devront anticiper certains aspects organisationnels, avec une nouvelle charge de travail de l’ordre de 5 % pour les gestionnaires de paie.

Cette augmentation concerne principalement des travaux de contrôles tels que des vérifications des taux ou des situations particulières et la réponse aux premières interrogations des employés.

Face aux inquiétudes sur les nouvelles procédures de suivi, de contrôle et de collecte de l’impôt, l’ANDRH, association au service des professionnels des ressources humaines, suggère aux directions RH d’anticiper au maximum, notamment en accompagnant et en rassurant l’ensemble des collaborateurs grâce à une communication régulière, réalisée en amont.

À quelques mois de ce passage obligatoire, les directions RH doivent également prévoir les actions suivantes :

  • Former les gestionnaires de paie sur leurs nouvelles missions : application des taux, respect des durées de validité, modalités de calcul…
  • Rédiger des notes d’informations et des procédures internes
  • Renforcer les équipes au besoin
  • Préparer les salariés à la compréhension des bulletins de paie intégrant ce nouveau montant
    A noter : pour répondre à toutes les questions que peut se poser le service du personnel, la DGFIP a créé un « kit collecteur ». Ce document est consultable sur le site officiel www.prelevementalasource.gouv.fr et contient des outils qui faciliteront les premiers échanges entre les employés et les services de ressources humaines.

A partir de la rentrée, certaines actions doivent également être mises en place :

  • S’assurer auprès de son prestataire de la compatibilité du logiciel de paie
  • Vérifier la capacité de la solution à appliquer la période de préfiguration (test sans prélèvement réel)
  • Informer les employés des délais pour déclarer tout changement de situation familiale

Vous souhaitez préparer efficacement vos équipes à ce changement, comment faire ?

Pensez à anticiper et faites preuve de beaucoup de pédagogie !

Il est très important de prévoir des campagnes de communication en amont du passage au PAS afin de sensibiliser vos salariés.

Notre conseil : bien que non obligatoire, il est fortement conseillé à chaque entreprise de mettre en place la phase de préfiguration. Du côté des salariés, elle leur permettra de s’habituer progressivement au changement et de les rassurer. Du côté des entreprises, vous vous assurez de la qualité du processus, de sa conformité, et serez en mesure de gérer plus sereinement les imprévus.

Car rappelons qu’en tant que tiers payeur, l’entreprise devra assumer sa part de responsabilité d’un point de vue fiscal. Comme elles le sont aujourd’hui pour les cotisations sociales salariales, elles seront responsables demain des erreurs de calcul ou de reversement de l’impôt.

En cas de manquement, de déclarations erronées ou de contestations, le DRH devra se justifier auprès de l’administration fiscale et des sanctions ont déjà été prévues par le législateur :

  • Absence de dépôt de déclaration : amende correspondant à 10 % de l’assiette du PAS. Au minimum 250 € par déclaration manquante.
  • Inexactitude ou omission : amende correspondant à 5 % de l’assiette du PAS. Au minimum 250 €.
  • Non recours au moyen de paiement obligatoire : majoration de 0,2 % du montant à payer.
  • Manquement à la confidentialité des taux d’imposition : 15 000 € d’amende + un an d’emprisonnement.

Il est aussi important de souligner que des examens sur les processus de sauvegarde des données (RGPD) peuvent être appliqués.

La confidentialité des données des salariés

Le prélèvement à la source préoccupe à la fois les directions RH et les salariés, inquiets au sujet de la détention de nouvelles informations personnelles et confidentielles.

Pour éviter tout risque, l’entreprise devra définir un cadre de surveillance et de sécurisation du traitement des données.

Elle devra également s’assurer que le PAS ne remettra pas en cause la gestion des carrières et des rémunérations. Des contrôles et des sanctions sont prévues en cas d’irrégularité.

L’employeur ne sera informé ni de la situation familiale de ses salariés, ni des autres revenus que ceux-ci perçoivent, l’administration fiscale restant seule destinataire de ces informations.

Pour autant, ne soyons pas dupes, même si seul le taux de prélèvement est transmis à l’entreprise, il peut traduire certains éléments de la situation du contribuable, notamment patrimoniale. Pour les salariés souhaitant garder cette information confidentielle vis à vis de leur employeur, l’option pour le taux neutre a été prévue. Dans ce cas, le taux à appliquer est défini dans un barème, en fonction de la tranche de rémunération versée par l’employeur au salarié concerné. Mais attention, il nécessitera la plupart du temps de procéder à des régularisations mensuelles, d’où un intérêt limité pour le contribuable qui aura fait ce choix.

Vous l’aurez compris, la mise en place du nouveau dispositif de prélèvement de l’impôt sur le revenu doit être anticipée et nécessitera un temps d’adaptation, du côté des employeurs, des éditeurs ou de l’Administration elle-même. La complexité du dispositif n’a cependant rien à voir avec celle de la DSN, qui impliquait un très grand nombre d’interlocuteurs.

Au-delà du transfert de compétences de l’administration fiscale aux employeurs, l’enjeu de cette mesure est de simplifier la collecte de l’impôt et de le rendre contemporain aux revenus sur lesquels il est basé.

Références et liens utiles
Le Benchmark de la fonction RH 2017, Convictions RH
Audit sur les conditions de mise en œuvre du prélèvement à la source, IGF
Site officiel : www.prelevementalasource.gouv.fr

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