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De nombreuses sociétés font le choix d'internaliser la gestion de leurs paies et de leurs ressources humaines. Elles doivent pour cela s'interroger en amont sur leurs enjeux économiques et organisationnels actuels et à venir. Fonctionnalités, outils de pilotage, sécurité des données... Comment faire les bons choix ?

Internalisation de la paie et des RH : les 8 questions essentielles à se poser

Le logiciel de paie, en SaaS ou on premise, s’adresse aux entreprises qui décident d’assurer en interne la gestion de la paie, des déclarations sociales et de la gestion administrative du personnel.

Grâce à lui, l’entreprise réalise et édite les bulletins de salaire de ses collaborateurs, génère les documents liés à la gestion des salariés, déclare ses charges sociales, intègre les écritures de paie dans sa comptabilité, etc. Il est également connecté aux fonctionnalités RH périphériques dont les données permettent d’alimenter ou d’actualiser les éléments de paie : gestion des congés et absences, notes de frais, gestion documentaire RH dématérialisée. Enfin, les données de paie permettent de réaliser les tableaux de bord destinés au pilotage de l’activité RH, de mesurer les performances globales et individuelles et d’anticiper les évolutions à venir (salaires, recrutements, mobilité interne…).

De nombreuses sociétés font le choix d’internaliser la gestion de leurs paies et de leurs ressources humaines. Elles doivent pour cela s’interroger en amont sur leurs enjeux économiques et organisationnels actuels et à venir.

Quels sont les points à privilégier pour internaliser la gestion paie et RH ?

Voici quelques questions essentielles à se poser :

1. Comment s’assurer de la mise à jour de la solution de paie ?

La paie est un sujet complexe soumis à des changements permanents. Il est donc primordial d’utiliser un outil fiable qui intègre les dernières dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.

La solution doit non seulement bénéficier d’une mise à jour quotidienne, mais également disposer d’un paramétrage spécifique à votre entreprise pour lui permettre d’intégrer tous les automatismes nécessaires à l’application de vos accords et usages spécifiques.

Vous devrez pour cela vous assurer que l’éditeur du logiciel suive scrupuleusement les évolutions légales et les réformes, même mineures, pour rester en conformité avec la loi.

2. Comment protéger les données des salariés ?

Les données fournies dans le cadre de la paie sont des données sensibles et doivent être protégées, conformément aux dispositions du RGPD.

Les éditeurs de logiciels RH doivent proposer un stockage des données sur des espaces entièrement sécurisés et vous informer de leur localisation. En cas de recours à des sous-traitants spécialisés, leur liste, leur qualité ainsi que la finalité des traitements doivent également être clairement précisés.

De plus, vous devez pouvoir accéder facilement à vos données et bénéficier de sauvegardes respectant des procédures normées et sécurisées.

Le logiciel de paie doit également répondre aux exigences techniques imposées par le mode de transmission de la DSN, qui impose de supporter la norme NEODeS et d’intégrer les outils de contrôle et d’identification des erreurs conformes aux critères officiels.

3. Quelles fonctionnalités privilégier ?

Pour une prise en main rapide et une utilisation dans les meilleures conditions par le collaborateur de paie, il est important que le logiciel dispose de fonctionnalités intuitives, ergonomiques et adaptées à votre propre organisation.

L’objectif d’une solution paie est de masquer la complexité du bulletin de salaire, en permettant, même à un utilisateur non expérimenté, de saisir facilement les données variables ou de réaliser les opérations liées à la gestion du personnel. Les automatismes et contrôles intégrés sont aussi là pour réduire le temps consacré à la réalisation de la paie, tout en sécurisant l’utilisateur sur la fiabilité des bulletins réalisés.

Vous pourrez ainsi traiter la gestion de la paie plus rapidement et limiter les coûts inhérents au temps de formation sur le logiciel ou au risque d’absence du gestionnaire de paie.

Il est important d’assister à une démonstration du logiciel de paie. Profitez également de ce moment pour poser des questions sur le développement du produit, sur les solutions partenaires permettant de connecter des fonctionnalités RH complémentaires ou sur les outils de reporting liés aux données de paie.

4. Le logiciel de paie doit-il intégrer des fonctionnalités RH ?

Pour de plus en plus de directions des Ressources Humaines, la gestion de fonctionnalités RH complémentaires à la paie devient une préoccupation majeure. L’évolution des outils spécialisés pour la gestion RH répond désormais aux besoins croissants des entreprises, mais également des collaborateurs, pour :

A ce sujet, le marché des éditeur se répartit entre 2 grandes écoles :

  • Le modèle best of breed privilégie la connexion de solutions spécialisées dans les différentes fonctionnalités concernées : La paie est réalisée avec une solution experte en paie, les fonctionnalités RH sont éditées par des éditeurs spécialisés et le reporting assuré par des experts de la business intelligence. Ce modèle permet d’associer les compétences de différents éditeurs qui développent leurs solutions dans leur propre domaine d’expertise.
  • Le modèle tout intégré fait le choix d’associer différentes fonctionnalités paie et RH dans une même solution. Si cela peut tout à fait répondre à des besoins basiques, cette architecture comporte toutefois des limites : les logiciels basés sur ce modèle sont plus difficilement connectables à d’autres solutions du marché et les fonctionnalités proposées restent limitées et peu évolutives.

5. Comment anticiper les coûts cachés ?

Certains éditeurs n’hésitent pas à augmenter leur marge en intégrant des coûts cachés.

Ne vous limitez donc pas uniquement au coût d’abonnement et de mise en oeuvre pour évaluer son coût global :

  • Listez et additionnez toutes les sources de dépenses annexes : coûts des évolutions logicielles, de formation, de maintenance ou de mise à jour.
  • Pensez aussi à vérifier les éventuels coûts cachés : ajout de nouveau bulletin de salaire, politiques d’engagement (motifs et conditions de résiliation), la mise en application de nouvelles réformes, etc.

6. Comment vérifier si la solution paie est autonome sur la gestion de la DSN ?

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) consiste à intégrer en une seule et unique déclaration l’ensemble des déclarations sociales réalisées auprès des multiples organismes. Cette déclaration est le reflet exact de la paie mensuelle de chaque salarié. Il est donc impératif que la solution de gestion de paie bénéficie d’un module permettant de générer, contrôler, gérer et historiser les DSN mensuelles et évènementielles, sans ressaisie.

Assurez-vous que la solution de paie inclut les outils de contrôle et transmette ces données aux organismes concernés dans un format normalisé.

7. Quels outils utiliser pour piloter la stratégie RH ?

Les directions des Ressources Humaines analysent de plus en plus de données, que ce soit pour optimiser la gestion des compétences et la formation, ou pour mesurer les performances et ajuster les ressources en fonction des besoins.

Une solution de gestion paie et RH doit permettre de réaliser l’export des données sous forme de tableaux de bord, standardisés ou personnalisés, afin de disposer d’indicateurs calculés sur des éléments constants d’une période à l’autre.

Cet accès en temps réel à vos données brutes vous permettra de mesurer les évolutions, d’identifier les tendances et d’anticiper certaines évolutions de la masse salariale, ou de simuler les conséquences d’un changement de politique salariale par exemple.

Les outils de Business Intelligence permettent de construire des tableaux de bord et de suivi de la masse salariale, en lien direct avec le dossier de paie. En cas de modification des données, les reportings sont automatiquement actualisés. Ils répondent à la fois aux besoins des DRH, des DAF et du contrôle de gestion car ils permettent de ventiler chaque élément de salaire par poste analytique (salaire de base, primes, commissions, versements exceptionnels…). Ce sont des outils d’anticipation qui répondent parfaitement aux problématiques du contrôle de gestion en permettant de visualiser et d’isoler chaque poste analytique en temps réel. Les données sont toujours prêtes pour répondre aux questions des analystes financiers.

8. Quel type d’accompagnement privilégier pour gérer sa paie de façon internalisée ?

La qualité de l’accompagnement du service support mérite toute votre attention. L’utilisateur de la solution paie ne doit en aucun cas se retrouver seul face aux difficultés du quotidien. L’éditeur doit être en mesure de fournir un support réactif et joignable à tout moment, idéalement par téléphone.

Que ce soit dans le choix du logiciel de paie, de son installation, de la formation de vos collaborateurs, privilégiez les prestations incluant un accompagnement métier dont la réactivité et la disponibilité sont garanties.

Assurez-vous également de la pérennité de votre éditeur et de sa capacité à s’adapter à vos prochaines échéances, car vos besoins évolueront très certainement dans le temps : croissance, changement d’organisation, nouveautés réglementaires, ouverture de nouveaux sites ou réseaux, etc.

La paie est souvent perçue comme un sujet complexe et sensible. En tant que décideurs, vous devez vous munir non seulement d’outils de gestion efficaces, sécurisés et performants, mais aussi d’un véritable appui stratégique.

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