Le bulletin de paie électronique : la voie vers la GED ?
Le Bulletin de Paie Electronique ou version numérique du bulletin papier, se généralise dans les entreprises et remporte l’adhésion de salariés de plus en plus nombreux. La dématérialisation du bulletin de paie offre des avantages indéniables pour l’entreprise et ses collaborateurs, et sa mise en oeuvre est désormais favorisée par la loi.
BPE : l’accord du salarié n’est plus obligatoire
Selon la loi El Khomri du 8 août 2016, « Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique ». Depuis le 1er janvier 2017, les bulletins de paie peuvent donc par défaut être remis sous format électronique.
L’édition de bulletins de paie sous format électronique répond à la généralisation des nouvelles technologies dans l’entreprise et aux objectifs de simplification et d’optimisation des processus RH. Désormais intégré au Code du Travail, le bulletin de paie dématérialisé ne doit plus faire l’objet d’une acceptation de la part des salariés. Seule une opposition formelle leur permettra de rester sur une version papier.
L’entreprise doit garantir la validité et la pérennité de la dématérialisation du bulletin de paie
Le bulletin de paie dématérialisé n’est pas un document comme les autres : il est un élément de la relation contractuelle entre l’employeur et le salarié. Cette particularité implique un système de gestion documentaire fiable et adapté.
L’employeur est responsable de l’intégrité des données digitalisées et doit donc s’assurer que la solution mise en place respecte les contraintes techniques associées. Un bulletin de paie sous forme de pièce jointe à un email, par exemple, ne fournit pas cette garantie.
Le bulletin de paie dématérialisé doit être délivré au salarié dans un espace personnel, nominatif et sécurisé ; la seule mise à disposition n’est pas suffisante. Il implique également un système de gestion de documents électroniques capable de gérer l’accord du salarié ainsi que la conservation sur une durée longue du bulletin de paie électronique. Pour cela, l’entreprise doit être en mesure de fournir à ses salariés des garanties équivalentes à celles d’un tiers de confiance, c’est-à-dire avec une solution habilitée à mettre en œuvre des signatures électroniques.
De nombreux services à destination des professionnels se développent, garantissant la valeur probante des documents sur le long terme et permettant aux utilisateurs de conserver les documents et de faciliter la démonstration de leur validité.
Un double objectif : réduction des coûts et optimisation de la gestion documentaire
Selon les entreprises, la dématérialisation du bulletin de salaire entraîne des économies immédiates de 50% dans la gestion documentaire, ramenant le prix au bulletin à moins de 0,5€, archivage à vie inclus, contre un coût moyen de 1,5 à 3 € pour la version papier (mise sous pli et affranchissement inclus).
Les solutions en mode Saas, les plus attractives, n’entraînent aucun investissement informatique, mais seulement un tarif au bulletin de paie dématérialisé. Le salarié ne doit engager aucun frais pour bénéficier de ce service.
L’expérience montre qu’une large majorité de salariés adopte rapidement les bulletins de paie dématérialisés et apprécie de pouvoir accéder à d’autres documents RH sous forme digitalisée : demandes de congés, notes de frais, bordereaux de participation/intéressement, etc. La dématérialisation des autres documents RH présente d’ailleurs l’intérêt de ne pas nécessiter l’accord du salarié. La dématérialisation des bulletins de paie peut tout à fait être un bon point de départ pour mettre en place une «Gestion Electronique des Documents» (GED) et un processus RH efficient.
Le bulletin de paie électronique : vers une remise à plat des processus RH ?
L’instauration du bulletin de paie électronique valorise l’image de l’entreprise auprès de ses salariés et le choix qui leur est offert d’opter ou non pour cette solution démontre la responsabilité sociale de leur employeur.
La mise en place du bulletin de paie électronique peut entrer dans un projet plus général de réorganisation des procédures RH ou d’ouverture d’un portail salarié à des fins d’optimisation des processus RH avec la mise à disposition des collaborateurs de services et de documents RH. Attention, cependant à choisir un portail intégrant un véritable coffre-fort électronique garantissant le stockage de documents numériques à valeur probante. Vous pourrez ainsi avec un accès à votre dossier RH interactif à tout moment.
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