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La généralisation du prélèvement à la source par les employeurs est officiellement confirmée pour le 1er janvier 2019. Comment l'anticiper et bien communiquer ?

Le prélèvement à la source confirmé pour janvier 2019

La généralisation à tous les employeurs du prélèvement à la source (PAS) de l’impôt sur le revenu sur les bulletins de paie est officiellement confirmée pour le 1er janvier 2019. Le mise en place de ce dispositif nécessite une bonne anticipation de ses conséquences, notamment sur le volet paie, pour éviter les mauvaises surprises liées à l’impréparation.

Une certaine confusion dans les annonces concernant le PAS

Annoncé début 2017 par le précédent gouvernement, le doute a commencé à s’installer dès la campagne présidentielle, durant laquelle plusieurs candidats ont mis en cause son intérêt. Une fois élu, le président Macron a annoncé à la fois son report et une phase d’audit, tout en confirmant sa planification pour 2019 .

L’audit a confirmé que les flux de données entre les entreprises et l’Administration permettent -en principe- de gérer la transmission des données indispensables au PAS et répondent aux exigences de régularité, de traçabilité et d’individualisation des données, notamment grâce à la DSN. Théoriquement, les informations concernant les taux d’imposition en provenance des services fiscaux et les sommes collectées par les entreprises sont censées permettre la généralisation du système.

Les entreprises sont-elles prêtes pour la prélèvement à la source ?

Cependant, l’audit réalisé auprès d’un panel représentatif d’entreprises françaises a révélé qu’une partie non négligeable d’entre elles n’était pas prête à la mise en oeuvre du PAS, soit pour des raisons de procédures ou d’organisation internes, soit faute de systèmes de gestion adaptés.

Pour une majorité d’employeurs, le PAS a été interprété comme une simple nouvelle ligne ajoutée au bulletin, que les prestataires ou logiciels de paie allaient gérer de façon automatisée et ne nécessitant pas de gestion de projet particulière.

La mise en œuvre du PAS ne se résume pas à une simple évolution logicielle, mais implique une transition du versant social vers le champ fiscal, avec les responsabilités qui en découlent envers les salariés d’une part et l’administration fiscale d’autre part. Les flux de données deviennent entrant et sortant, ce qui n’est pas le cas des cotisations habituelles. La mise en place opérationnelle de la retenu à la source impose de bien comprendre ce nouveau dispositif pour en intégrer toutes les composantes.

De nouvelles responsabilités pour les directions RH

Le calcul du PAS n’est pas identique aux autres catégories de cotisations, et il oblige les entreprises à gérer des points d’attention particuliers.

Le prélèvement à la source est issu d’un calcul individualisé et régulièrement actualisé

Le taux de prélèvement est individualisé selon la situation ou la demande spécifique (taux neutre) de chaque salarié. Le nombre d’erreurs ou d’incompréhensions est donc potentiellement démultiplié, d’où l’obligation d’identifier le détail de chaque opération. Sa bonne gestion impliquera de traiter le calcul des montants prélevés séparément de la gestion de la paie. Les seules évolutions techniques apportées aux systèmes de paie et SiRh seront nécessaires, mais ne résoudront pas tous les aspects opérationnels.

De la déclaration à la régularisation

Contrairement aux autres charges prélevées sur le salaire, dont le calcul et le paiement impliquent peu ou pas d’information de la part de l’organisme collecteur, la retenue à la source de l’impôt ne se résumera généralement pas à une simple opération comptable aboutissant à l’acquittement définitif de l’impôt. Les régularisations et ajustements perdureront après le versement des montants calculés, parfois par différents employeurs !

L’information des salariés et le devoir de communication

Les particularités définies pour déterminer l’assiette de l’impôt, les options possibles liées au choix du taux d’imposition ou les modalités de régularisation sont autant de règles à expliquer en amont aux salariés. La bonne compréhension des options individuelles et de leurs conséquences directes sur la fiche de paie est un préalable pour les salariés, comme pour les services RH qui deviendront, de fait, leurs principaux interlocuteurs.

Salarié, employeur et administration fiscale : chacun sa mission

Bien que l’employeur réalise la paie et les opérations déclaratives, le fisc reste en théorie l’interlocuteur du salarié pour toutes les questions liées à l’impôt prélevé à la source. Cette relation tripartite sera-t-elle garante de la fluidité du système et la nécessaire compréhension des responsabilités incombant à chacun ?

Les responsabilités des employeurs auprès des salariés

Les sociétés, sans se substituer au salarié ou à l’administration fiscale, devront prévoir un programme d’accompagnement à la mise en place du PAS. Une communication adaptée doit permettre aux salariés de comprendre et d’exprimer leurs éventuelles demandes dérogatoires auprès de l’administration fiscale. La responsabilité de l’employeur consistera à sécuriser le calcul, l’individualisation et le versement de l’impôt mais également à apporter toute information demandée par les salariés constatant -à tort ou à raison- une anomalie. Il devra en conséquence être en mesure de tracer tous les flux, d’historiser les calculs et d’effectuer les régularisations nécessaires dans des délais courts, voire en temps réel.

Collecter l’impôt, c’est aussi s’engager auprès de l’administration fiscale !

Le rétroplanning comporte des échéances rapides : instauration du PAS pour toutes les entreprises au 1er janvier 2019, choix par le salarié du taux d’imposition mi-2018, suite à la déclaration de revenus réalisée au printemps 2018, avec perception de revenus potentiellement concernés par le crédit d’impôt modernisation du recouvrement (CIMR) à partir de janvier 2018 !

La gestion d’un projet spécifique doit être anticipée dès à présent. Il est probable que les salariés ou leurs représentants se manifestent bien avant l’échéance de janvier 2019 pour s’informer des actions mises en place par leur employeur afin de s’assurer du bon déroulement de cette nouvelle réforme.

Afin de garantir à nos clients une solution permettant de gérer le prélèvement à la source et le format DSN et les aider à mettre en place les actions de communication auprès de leurs salariés, e-Paye vous accompagne sur l’ensemble du processus de mise en place du PAS.

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