Avant de trancher sur le choix d’une nouvelle solution de gestion des paies, il est important de s’interroger en amont sur ses propres besoins et objectifs. Pour cela, quelques questions simples peuvent aider à orienter la décision.
1ère question : Gérer la paie, pour quoi faire ?
Il est important d’intégrer à la réflexion les directions générale et financière, afin d’identifier les besoins d’analyse liés à la paie et aux données sociales.
Souhaite-t-on uniquement réaliser des bulletins de paie ou veut-on aller plus loin dans l’exploitation des données ? Si l’objectif principal est de réaliser des bulletins de paie fiables et de s’affranchir des procédures déclaratives, l’externalisation peut être adaptée.
En revanche, si la maîtrise des données de paie est un enjeu stratégique, et nécessite des ventilations analytiques avancées, la gestion internalisée est préférable car elle permet de garder le contrôle total sur l’intégralité des données et des procédures de paie.
2ème question : Dispose-t-on des compétences internes pour gérer la paie ? Quel temps souhaite-t-on y consacrer ?
Il faut évaluer le niveau de compétences légales et techniques dont disposent les équipes internes : est-il suffisant pour gérer intégralement la paie ? Même si les solutions mutualises proposées en SaaS limitent énormément les risques d’erreur, elles nécessitent un minimum de compétences métier, qui ne s’improvisent pas.
Le temps consacré à la paie doit également être pris en compte. Attention cependant à ne pas sous-estimer le temps de collecte et de transmission des éléments variables de paie, qui resteront à la charge des équipes internes, même en cas d’externalisation.
Enfin, est-on prêt à se séparer de cette compétence ?
3ème question : Quel est le coût actuel du traitement de la paie ? A quel coût au bulletin ma solution sera-t-elle rentabilisée ?
La complexité réglementaire peut avoir une incidence sur le paramétrage et sur le coût de mise en œuvre initial, mais également sur la complexité et le niveau de risque d’une gestion interne, avec des risques financiers liés notamment aux litiges prud’homaux.
Il n’est pas toujours simple d’évaluer le coût du traitement interne de la paie, qui peut contenir des frais cachés. Pour ma part, je considère que garder l’entière maîtrise des données de paie permet d’analyser de façon fine les données sociales, de bénéficier d’une vision globale et de réaliser des simulations pour mieux piloter l’activité RH. Dans ce sens, la gestion en mode SaaS permet à la fois de disposer d’une bonne visibilité sur le coût au bulletin et d’optimiser le poids financier de la masse salariale.
Pour être sûr de faire les bons choix, une véritable réflexion doit être menée auprès de tous les acteurs concernés, afin de définir et faire converger les besoins et objectifs de tous.
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