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La dématérialisation des bulletins de paie est devenue une réalité. Découvrez quelles sont les obligations et comment passer à l’action dans votre entreprise.

Loi El Khomri : Pourquoi vous devez opter pour un coffre-fort numérique ?

Avec la loi Travail El Khomri, des mesures phares sont venues bouleverser le quotidien des entreprises. Entrée en vigueur en janvier 2017, cette loi française est venue réformer le droit du travail, les procédures RH et les relations sociales. Elle a en outre grandement encouragé la dématérialisation RH dans les entreprises.

Dans cet article, nous vous résumons les points clés de la loi El Khomri concernant la digitalisation du service RH. Nous expliquerons ensuite pourquoi il est recommandé de mettre en place un coffre-fort numérique pour s’assurer d’être en conformité avec les exigences légales.

Rappel : ce que vous devez retenir de la loi El Khormi concernant la dématérialisation RH

La loi Travail El Khomri (ou loi n° 2016-1088) est en application en France depuis le 1er janvier 2017. À travers 123 articles, elle a apporté des changements importants au Code du travail, notamment concernant le temps de travail et la numérisation des documents importants.

La dématérialisation RH fait partie des principaux sujets traités par cette loi. L’objectif est clairement d’accélérer la digitalisation des procédures RH dans les administrations, jugées en retard par rapport à leurs homologues européennes.

C’est pourquoi la loi Travail a rendu possible la dématérialisation du bulletin de paie, sans avoir à demander l’accord du salarié. Ce dernier conserve toutefois la possibilité de refuser, à condition d’exprimer formellement son souhait de conserver le format papier. Le bulletin de paie sous format électronique était jusqu’ici soumis à l’accord préalable du collaborateur.

Le gouvernement souhaitait alors que les entreprises françaises puissent à leur tour bénéficier des nombreux avantages du bulletin de paie dématérialisé. La règle de son adoption a donc été inversée en entreprise. La dématérialisation est désormais l’option par défaut.

Mais cela n’empêche pas certains salariés réticents de refuser la remise de leurs fiches de paie sous format dématérialisé. Comment faire pour la favoriser au maximum ?

Pourquoi est-il conseillé de mettre en place un coffre-fort numérique pour répondre à la loi Travail ?

En tant que RH, il peut être difficile de gérer des salariés recevant leurs bulletins de paie au format électronique, tandis que d’autres ont fait le choix de rester sur le support papier. Pourtant, la loi El Khomri ne fait qu’encourager le recours à la dématérialisation du bulletin de paie dans les entreprises : les salariés ne sont pas obligés de l’accepter s’ils ne la souhaitent pas.

Le coffre-fort numérique est la solution idéale

Il existe un outil de stockage sécurisé qui va considérablement faciliter l’adoption de la loi El Khomri dans votre entreprise. Cet outil est le coffre-fort numérique, idéal pour transmettre des documents dématérialisés. Depuis son interface personnalisée, le salarié reçoit directement les documents administratifs envoyés par le personnel RH. En quelques clics, il peut les consulter, les trier et les imprimer comme bon lui semble.

Le coffre-fort numérique permet ainsi de centraliser l’ensemble des documents RH. Cela facilite considérablement les démarches administratives (prêt bancaire, demande de logement, etc.). De plus, ces documents sont accessibles depuis n’importe où : nul besoin que le salarié soit physiquement dans les locaux de l’entreprise pour lui remettre un document. Ce point fait toute la différence, surtout en période de covid-19 où le télétravail est généralisé.

La capacité d’un coffre-fort virtuel à assurer la sécurité et la valeur probante des documents qui y sont stockés joue également en sa faveur. Grâce à des systèmes de protection très sophistiqués (cryptage de données, authentification double facteur, signature électronique, etc.), la confidentialité et l’intégrité des données personnelles contenues dans un coffre-fort électronique sont pleinement assurées.

Remettez le bulletin de paie dématérialisé directement dans le coffre-fort numérique du salarié

Ces nombreux avantages propres au coffre-fort numérique le rendront vite indispensable pour vos salariés. Une fois déployé dans l’entreprise, ils apprécieront de recevoir leurs bulletins de paie numérisés en temps et en heure, directement dans leur espace personnel. Avec un coffre-fort numérique, vous dites adieu aux fiches de paie égarées.

Le coffre-fort numérique facilite ainsi la mise en conformité de votre entreprise avec les décrets légaux encourageant la dématérialisation du bulletin de paie. Cela va aussi valoriser l’image de marque auprès des collaborateurs en démontrant que l’entreprise fait attention à sa responsabilité sociale. En effet, l’envoi du bulletin de paie dans les coffres-forts virtuels diminue considérablement le nombre d’impressions et l’utilisation de consommables (encre, imprimantes, feuilles, enveloppes, etc.).

Par ailleurs, la mise en place d’un coffre-fort numérique est l’occasion de réorganiser vos procédures RH tout en offrant un espace de stockage privilégié à vos salariés pour y retrouver l’ensemble de leurs services et documents RH.

Avec un coffre-fort numérique, l’application des mesures liées à la dématérialisation des documents (issues de la loi El Khomri) s’avère moins complexe qu’il n’y paraît.

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