Cas pratiques

Avantage en nature véhicule de fonction

Certains salariés bénéficient dans le cadre de leur fonction d’un véhicule mis à disposition par leur entreprise. Lorsque ce véhicule peut être utilisé à des fins privées (durant le week-end et les congés notamment), le salarié bénéficie alors d’un avantage en nature qu’il convient d’évaluer pour le soumettre à cotisations sociales.

Deux modes d’évaluation possibles au choix de l’employeur

L’avantage en nature est évalué, au choix de l’employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées soit sur la base d’un forfait annuel (arrêté du 10 décembre 2002, art. 3, JO du 27/12/2002).

Cette option peut être exercée salarié par salarié sans être identique pour tous. L’employeur peut également modifier l’option en fin d’année. Il peut, par exemple, passer d’une évaluation d’après les dépenses réelles à une évaluation forfaitaire. L’option définitive doit être exercée au moment de l’établissement de la DADS et devra être la même pour l’année entière.

Néanmoins, l’employeur devra choisir la méthode forfaitaire lorsqu’il ne peut pas justifier des dépenses réellement engagées. Il en est ainsi, notamment, lorsqu’il est impossible de prouver le nombre de kilomètres parcouru à titre privé.

Les modalités de calcul de l’évaluation différent selon que le véhicule est acheté ou loué.

L’évaluation au réel pour un véhicule acheté

Pour l’évaluation au réel, les dépenses suivantes doivent être prises en compte :

  • 20 % du prix d’achat TTC par an (ou 10 % pour un véhicule de plus de 5 ans) ;
  • Les frais d’assurance (mais pas la franchise liée à un sinistre).

NB : Lorsque l’entreprise assure une flotte de véhicules on retiendra alors un coût moyen.

• Les coûts d’entretien TTC du véhicule (vidange, changement de pneumatiques, d’ampoules, lavages…, sans retenir les frais de remise en état suite à un sinistre).

Le montant annuel ainsi obtenu doit ensuite être proratisé par le rapport kilométrage privé/ kilométrage total annuel.

• Les frais de carburant payés par l’entreprise pour l’utilisation personnelle du véhicule.

Par exemple : Un salarié parcourt 40.000 km par an dont 10.000 à titre privé avec une voiture de moins de 5 ans d’une valeur de 30.000 €. Le coût du carburant est de 4.000 €, celui de l’assurance est de 1.500 € et le cout de l’entretien est de 1.000 €.

La base de calcul de l’avantage en nature est de (30.000 x 20 %) +1500+1000=8.500 €

Le coût total est proratisé en fonction du rapport kilométrage privé/ kilométrage total soit : 8.500 x 10.000/40.000= 2.125 €

Il faut enfin ajouter les frais de carburant payé par l’employeur pour l’usage personnel du véhicule : 4.000 x 10.000/40.000=1.000€

Le montant annuel de l’avantage est de 3.125 € (2125+1000).

NB : certaines entreprises demandent à leurs salariés une participation financière. Le salarié verse chaque mois une redevance (par retenue sur sa rémunération), dans ce cas cette redevance vient en déduction du montant de l’avantage en nature.

L’évaluation forfaitaire pour un véhicule acheté

Pour l’évaluation forfaitaire il convient de distinguer selon que l’employeur prend en charge ou non les frais de carburant lors de l’utilisation à titre privé du véhicule.

En l’absence de prise en charge des frais de carburant, le forfait annuel est égal à 9 % du coût d’achat du véhicule toutes taxes comprises (6 % lorsque le véhicule a plus de 5 ans).

En cas de prise en charge des frais de carburant, le forfait est alors de 12 % du coût d’achat (9 % si la voiture a plus de 5 ans).

Il est également possible de retenir une formule mixte sur la base d’un forfait de 9 % (ou 6 % pour un véhicule de plus de 5 ans) auquel on ajoutera les frais réels, sur factures, de carburant pour l’utilisation du véhicule à des fins personnelles.

Si on reprend les éléments de l’exemple ci-dessus :

En cas de prise en charge des frais de carburant : 30.000 x 12 % = 3.600 €.

En cas d’utilisation d’un forfait mixte 9 % du coût d’achat (30.000 x 9 %=2.700 €) auquel on ajoute les frais réels de carburant (4.000 x 10.000/40.000=1.000) = 3.700 €

Bon nombre d’entreprises préfèrent cependant louer les véhicules plutôt que de les acheter. Dans ce cas également l’employeur peut évaluer l’avantage sur la base des dépenses réelles ou utiliser le forfait.

L’évaluation au réel en cas de location

Dans cette hypothèse la valorisation se fait sur la base du coût global annuel de la location, de l’assurance et de l’entretien du véhicule toutes taxes comprises. Ce montant sera ensuite proratisé par le rapport kilométrage privé/ kilométrage total annuel.

Il faudra ajouter, le cas échéant, les frais de carburant payés par l’entreprise pour l’utilisation personnelle du véhicule.

Par exemple : pour une voiture de moins de 5 ans d’une valeur de 30.000 € avec laquelle le salarié parcourt 40.000 km par an dont 10.000 à titre privé ; le coût global annuel est de 7.200 € et celui du carburant est de 4.000 €.

La valeur de l’avantage est de (7.200 x 10.000/40.000)=1.800 €

Il faut ajouter les frais de carburant payés par l’employeur pour l’usage personnel du véhicule (4.000 x 10.000/40.000)=1.000€

Le montant annuel de l’avantage en nature est donc de 2.800 €.

L’évaluation forfaitaire pour un véhicule loué

Lorsque le salarié supporte les frais de carburant lors de l’utilisation privée du véhicule, l’évaluation s’effectue sur la base de 30 % du coût global annuel de la location, de l’assurance et de l’entretien du véhicule toutes taxes comprises.

Lorsque l’employeur prend en charge les frais de carburant, l’avantage peut être évalué de deux manières :

  • Soit sur la base de 30 % du coût global annuel de la location, de l’assurance et de l’entretien du véhicule auquel s’ajoutent les dépenses de carburant pour les trajets privés sur la base des frais réellement engagés ;
  • Soit sur la base de 40 % du coût global annuel de la location, de l’assurance et de l’entretien du véhicule ainsi que du coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles.

Plafonnement : l’évaluation de cet avantage ne peut avoir pour effet de porter son montant à un niveau supérieur à celui qui aurait été déterminé si l’entreprise avait acheté le véhicule.

Si on reprend les éléments de l’exemple ci-dessus :

En cas de prise en charge des frais de carburant : 40 % du cout global = (7.200 + 4.000) x 40 % =4.480 €

Mais ce montant doit être plafonné au montant du forfait calculé dans le cas de l’achat du véhicule c’est-à-dire 12 % du prix d’achat TTC du véhicule (30.000 €) soit 3.600 €.

En cas d’utilisation d’un forfait mixte : 30 % du coût global annuel (7.200 x 30 %=2.160 €) auquel on ajoute les frais de carburant (4.000 x 10.000/40.000) =1.000, soit au total 2.160 + 1.000= 3.160 €.

Ce montant est bien inférieur au plafond calculé dans le cas d’un véhicule acheté, soit 9 % du coût d’achat (30.000 x 9 %= 2.700 €) auquel on ajoute les frais réels de carburant (4.000 x 10.000/40.000=1.000) = 3.700 €.

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