Mode Saas ou externalisation : comment choisir sa solution paie ?
Le choix d’une solution paie est fortement lié à l’organisation interne, aux prévisions de développement d’activité, à la structure salariale de l’entreprise et aux engagements stratégiques de la direction RH. Lors d’un changement de prestataire ou de solution de paie, il est important de définir l’ensemble des critères qui détermineront le choix du nouveau logiciel de paie. Du mode Saas à l’externalisation de la paie tous les niveaux de services peuvent être envisagés, à condition de bien définir son cahier des charges.
- L’externalisation totale permet de sous-traiter entièrement la gestion de la paie en la confiant à un prestataire. Seules les données variables restent collectées en interne, pour être transmises au gestionnaire de paie externe. Celui-ci gère la réalisation et l’édition des bulletins, ainsi que la gestion des déclarations sociales. Cette solution a l’avantage de libérer la société des contraintes de la paie et d’ajuster les coûts de traitement selon le nombre de bulletins mensuels.
- La gestion internalisée permet de conserver l’intégralité des processus de paie. Cette solution a pour avantage de maintenir en interne la maîtrise totale de la paie et de toutes les données associées. Pour une gestion analytique avancée, l’addition d’un outil de business intelligence permet de mesurer la performance des ressources humaines sur les court, moyen et long termes.
Avant d’opter pour l’une ou l’autre de ces solutions, il faut s’interroger sur ses propres besoins et objectifs. Pour cela quelques questions simples permettent d’orienter son choix.
1. Gérer la paie : pour quoi faire ?
Jusqu’où souhaitez-vous aller ? Gestion des paies et des déclarations sociales au format DSN, gestion des congés, dématérialisation des bulletins de paies, tableaux de bord RH de reportings et d’analyse… Les solutions paies et RH offrent aujourd’hui un vaste champ de possibilités, depuis le simple traitement du bulletin de salaire jusqu’à l’analyse poussée des données.
Si l’objectif majeur est de réaliser des bulletins de paie fiable et de s’affranchir des procédures déclaratives, l’externalisation via un éditeur de solutions de paie est une solution adaptée. Attention toutefois à vérifier les garanties contractuelles d’accès aux données et aux historiques de paie.
Il est également important de questionner les directions générale et financière, afin d’identifier les besoins d’analyse et de contrôle liés aux données sociales. Si cela comporte des enjeux stratégiques et nécessite des ventilations analytiques avancées, la gestion internalisée offre un meilleur contrôle sur les données et les procédures.
2. A quels besoins doit répondre la solution paie ? Quelles sont les ressources internes ?
Avant d’opter pour la solution en mode Saas ou l’externalisation totale, il est nécessaire d’évaluer les ressources dont on dispose, notamment :
- Le niveau interne d’expertise technique en paie
- La capacité à gérer tout ou partie de son processus de paie
- Le niveau de sécurité des équipements
- Les fonctionnalités complémentaires existantes ou souhaitées : gestion des congés et absences, circuits documentaire…
- Les applicatifs RH interfacés avec la solution paie…
Si la paie est internalisée, est-on prêt à se séparer de cette compétence ? De quelles compétences légales et techniques propres à la paie dispose-t-on en interne ? La maîtrise des aspects légaux et techniques est-elle suffisante pour gérer intégralement la paie ? Même si les solutions mutualises proposées en Saas limitent énormément les risques d’erreur, elles nécessitent un minimum de compétence métier, qui ne s’improvise pas.
Le temps consacré à la paie doit également être prise en compte. L’externalisation peut répondre à un besoin de recentrer les ressources des services RH. Attention cependant à ne pas sous-estimer le temps de collecte et de transmission des éléments variables de paie, qui resteront à la charge des équipes internes, même en cas d’externalisation.
3. S’assurer de la sécurité des données de paie
Les prestataires consultés doivent être capables de fournir leur niveau d’engagement concernant :
- La disponibilité et la sécurité des données
- La fréquence des sauvegardes
- La localisation de l’hébergement des données
- Le degré de mutualisation des infrastructures
Pour les solutions logicielles, mieux vaut s’assurer en amont des rôles et des obligations des différents acteurs (éditeur, prestataire de service, intégrateur, opérateur réseau)
Enfin, bien anticiper les éventuels paramétrages ou personnalisations du service et leur compatibilité avec les applications RH déjà en place.
4. Comprendre le contenu des offres de solution de paie en Saas ou externalisées
Pour gérer les paies, le mode Saas nécessite la présence d’un gestionnaire de paie. Il sera chargé de la réalisation des paies, grâce à la saisie des éléments variables dans un espace sécurisé. Selon le niveau de service proposé, la gestion des déclarations sociales et l’édition des bulletins de salaire peuvent être réalisés par le prestataire. Pour fournir un service complet, une solution paie en mode Saas doit inclure un service d’assistance téléphonique fourni par des interlocuteurs spécialisés. En fonction du niveau de service, des options complémentaires peuvent être choisies, comme la sous-traitance de certaines déclarations.
L’externalisation de la paie affranchit d’une ressource interne dédiée à la paie et aux déclarations sociales. Comme pour le mode Saas, veillez cependant à bénéficier d’un accès à l’historique de vos données de paie et à vos indicateurs RH. Un outil de reporting personnalisable et consultable directement dans un espace en ligne sécurisé pourra être fourni.
5. Quelles prestations doivent être garanties par une solution paie en mode Saas ?
Le prestataire de paie doit fournir une solution gérant les principales variables de paie : dossier du salarié, rubriques de paie individuelles ou collectives, exceptions, import de données et anticipation. En cas de multi-sociétés ou de multi-établissements, la solution paie doit proposer l’édition des journaux de paie mensuels, les déclaratifs de charges sociales, les tableaux de charges mensuels, et permettre la préparation des soldes de tout compte.
L’assistance en paie est une autre composante du mode Saas, vérifiez qu’elle soit bien incluse au service. Le prestataire doit assurer un service accessible et généralement illimité permettant au gestionnaire interne de joindre un interlocuteur pour toute question technique ou fonctionnelle relative à la paie.
Au-delà de ces fonctionnalités, il est intéressant d’étudier les capacités d’analyse et de ventilation analytique des données. En effet, les outils de reporting ou de mesure de performance évoluent constamment pour répondre aux besoins grandissants des décideurs RH ou financiers. Les outils de business intelligence, de plus en plus performants, deviennent incontournables pour réaliser des simulations, anticiper les tendances et piloter l’activité.
6. Quels outils RH connecter à la solution paie ?
Pour fiabiliser la comptabilisation des absences dans le calcul des éléments de paie, la solution paie doit offrir un interfaçage natif avec une ou plusieurs solutions de gestion des congés. Le cas échéant, il est toujours possible de créer un pont logiciel entre les deux solutions moyennant un développement complémentaire qui peut s’avérer au final coûteux. Surtout lors des montées de versions qui peuvent entraîner de nouveaux développements complémentaires.
Il est également possible de connecter un grand nombre de solutions RH pour rationaliser et optimiser les flux : gestion documentaire dématérialisée, coffre-fort électronique, gestion des notes de frais, dossier du personnel, portail salarié)…
7. Comment mesurer la rentabilité d’une solution paie ?
Il n’est pas toujours simple d’évaluer le coût du traitement interne de la paie, qui peut contenir des frais cachés. Selon les organisations ou les secteurs d’activité, les particularités structurelles (multi-établissements, gestion d’extras, fort turn-over…) ou la complexité organisationnelle et règlementaire peuvent avoir une forte incidence sur le paramétrage et sur le coût de mise en œuvre d’une nouvelle solution. Mais elles impactent également la complexité et le niveau de risque d’une gestion interne, avec des incidences financières potentielles liées notamment aux litiges prud’homaux.
Pour un logiciel en mode SaaS, la durée d’engagement minimale et de préavis de rupture de fin de contrat constitue une caractéristique de souplesse et de confort essentielle pour le client. Sur ce point, les éditeurs sont loin d’être tous aussi flexibles.
Une véritable réflexion doit être menée auprès de tous les acteurs concernés : équipes RH, DAF, DSI et direction générale.
