Depuis le 1er août 2011, les formalités obligatoires des employeurs pour l’embauche de nouveaux salariés sont simplifiées par la fusion de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et de la déclaration unique d’embauche (DUE) dans un document unique.
D’un point de vue pratique, cela n’implique pas de profonde modification, mais simplifie et clarifie les démarches. En effet, ces 2 déclarations devaient répondre à des modalités différentes en termes de délais d’établissement, de mode de transmission ou de mentions obligatoires.
Ce qui change pour déclarer un nouveau salarié
Depuis le 1er août 2011, la DUE et la DPAE fusionnent en une seule et unique déclaration. Concrètement, la DUE disparait pour être remplacée par une nouvelle version de DPAE.
La nouvelle DPAE intègre désormais les déclarations et demandes suivantes, auparavant effectuées via la DUE :
- Immatriculation de l’employeur au régime général de Sécurité sociale (pour les salariés non agricoles)
- Immatriculation du salarié à la CPAM ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA)
- Affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage
- Demande d’adhésion à un service de santé au travail pour les salariés non agricoles
- Demande d’examen médical d’embauche
- Affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite et de prévoyance complémentaires
La déclaration doit être adressée à l’URSSAF relevant du territoire dans lequel est situé l’établissement employant le salarié. Cette formalité doit, comme auparavant, être réalisée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date d’embauche prévue et au plus tard au moment de la prise de poste du salarié.
Les mentions de la nouvelle déclaration préalable d’embauche
La nouvelle DPAE contient les mentions suivantes :
- Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements, service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de Sécurité sociale
- Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale
- Date et heure d’embauche ;
- Nature, durée du contrat et de la période d’essai, pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée initiale excède 6 mois
- Pour les salariés agricoles : les données permettant le calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues, l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions de retraite et prévoyance complémentaires, et l’organisation de l’examen médical d’embauche.
Un nouveau modèle de formulaire pour les salariés qui relèvent du régime général de sécurité sociale a été défini par un arrêté du 30 juillet 2012 (paru au JO du 14/08/2012).
Ce nouveau formulaire (CERFA 14738*01) concerne uniquement les employeurs non tenus d’effectuer cette déclaration par voie électronique, qui peuvent se le procurer auprès des URSSAF ou des caisses générales de sécurité sociale.
