Cas pratiques
En 2018, le décompte de l'effectif salarial dans le cadre de la généralisation de la DSN change. Quelles sont les nouvelles règles de calcul de l'effectif ?

Nouvelles règles de calcul de l’effectif salarial pour 2018

Les règles de calcul et de recouvrement des cotisations sont modifiées à compter du 1er janvier 2018. Ces nouvelles dispositions concernent notamment le décompte des effectifs en matière de sécurité sociale dans le contexte de la généralisation de la DSN, dans l’objectif de faciliter les obligations déclaratives des entreprises.

Le seuil de l’obligation de versement en un lieu unique (VLU) auprès d’un seul organisme de recouvrement, applicable aux entreprises ayant plusieurs établissements est progressivement abaissé et la même obligation pour les groupes d’entreprises est créée.

Les nouvelles modalités de décompte des effectifs

Ces nouvelles modalités de calcul de  l’effectif sécurité sociale s’appliqueront au 1er janvier 2018 et concerneront notamment :

  • Les seuils d’effectif déterminant les dates de paiement des cotisations et d’établissement de la DSN
  • La tarification des accidents du travail
  • La contribution Fnal (seuil de 20 salariés)
  • La participation à l’effort de construction (seuil de 20 salariés)
  • Le versement transport (seuil de 11 salariés)
  • La déduction forfaitaire au titre des heures supplémentaires (seuil de 20 salariés)
  • Le forfait social sur les contributions de prévoyance (seuil de 11 salariés)

NB : ces nouvelles règles ne concernent pas la participation à la formation professionnelle ainsi que les exonérations de cotisations pour les contrats d’apprentissage.

La règle de calcul de l’effectif

L’effectif salarié annuel de l’employeur correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente. Les mois au cours desquels aucun salarié n’est employé ne sont pas pris en compte pour établir cette moyenne.

L’effectif est calculé au niveau de l’entreprise, tous établissements confondus.

L’effectif salarié annuel de l’employeur est arrondi, s’il y a lieu, au centième. A cet effet, il n’est pas tenu compte de la fraction d’effectif au-delà de la deuxième décimale.

Exemple : la moyenne calculée donne 20,345. Le chiffre retenu de l’effectif sera donc de 20,34 salariés.

Les salariés à prendre en compte dans le calcul de l’effectif

Doivent être comptabilisés :

  • les salariés titulaires d’un contrat de travail
  • les salariés du secteur public relevant du régime d’assurance chômage
  • les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL
  • les présidents du conseil d’administration, les directeurs généraux, les directeurs généraux délégués des SA et de SELAFA
  • les directeurs généraux et les directeurs généraux délégués des institutions de prévoyance, des unions d’institutions de prévoyance et des sociétés de groupe assurantiel de protection sociale
  • les présidents et dirigeants de SAS et de SELAS

Sont en revanche exclus de l’effectif :

  • les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu ;
  • les apprentis, les salariés en contrat de professionnalisation, en contrat initiative emploi (CIE) ou en contrat d’accompagnement à l’emploi (CAE), excepté pour la tarification accident du travail.

L’effectif moyen mensuel

Les salariés à temps plein sont pris en compte pour une unité au cours du mois. Les salariés à temps partiel sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

En cas d’embauche ou de départ en cours de mois, les personnes sont décomptées dans l’effectif de l’entreprise à due proportion du nombre de jours du mois pendant lequel elles ont été employées.

Exemple : un salarié à temps partiel travaillant 17h30 est embauché le 16 juin. Il comptera dans l’effectif du mois de juin pour un quart (un demi car il travaille à mi temps, divisé par 2 car il est embauché en milieu de mois).

Le calcul de l’effectif d’une entreprise nouvellement créée

L’effectif à prendre en compte pour l’année de création du premier emploi salarié titulaire d’un contrat de travail dans l’entreprise correspond à l’effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisée cette première embauche. En conséquence, pour cette année de création il n’y a pas lieu de tenir compte des mois cours desquels seul le dirigeant (mandataire social) est la seule personne présente dans l’effectif.

Pour les années suivantes, l’effectif sera calculé selon les règles définies ci-dessus.

Modification de la situation juridique de l’employeur

Lorsque survient une modification de la situation juridique de l’employeur au sens de l’article L. 1224-1 du code du travail, y compris lorsqu’une telle modification entraîne une création d’entreprise, l’effectif à prendre en compte pour l’année au cours de laquelle les contrats sont transférés correspond à l’effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisé le transfert des contrats de travail.

Pour les années suivantes, l’effectif sera calculé selon les règles définies ci-dessus.

La déclaration des effectifs

Pour l’établissement des déclarations sociales auxquelles sont tenus les employeurs (DSN notamment), les salariés sont affectés aux établissements dans lesquels ces employeurs sont tenus d’inscrire ces mêmes salariés sur le registre unique du personnel.

L’abaissement progressif du seuil de versement en un lieu unique (VLU)

Les entreprises employant plus de 2 000 salariés doivent déclarer et verser leurs cotisations auprès d’une Urssaf unique, appelée « Urssaf-interlocuteur unique ». Cette Urssaf est désignée par le directeur de l’Acoss parmi une liste d’Urssaf compétentes.

Le décret du 9 mai abaisse progressivement le seuil de 2 000 salariés. Cette obligation s’appliquera aux entreprises employant :

  • 1 000 salariés, à compter du 1er janvier 2018
  • 500 salariés, à partir du 1er janvier 2019
  • 250 salariés, à partir du 1er janvier 2020

Ce texte crée la même obligation pour les groupes dont l’effectif cumulé des entreprises, relevant de plusieurs Urssaf, sera d’au moins :

  • 1 000 salariés, à partir du 1er janvier 2018
  • 500 salariés à partir du 1er janvier 2020

Les employeurs qui ne relèvent pas du VLU à titre obligatoire pourront, comme jusqu’à présent, demander à appliquer ce dispositif. Le décret a supprimé l’une des conditions à remplir : celle relative à la centralisation des opérations de paye pour l’ensemble des établissements.

L’interlocuteur unique est désigné par le directeur de l’Acoss après consultation de l’entreprise et l’envoi, par tout moyen permettant de donner date certaine à sa réception, d’une proposition de rattachement au plus tard le 1er septembre de l’année précédant son entrée dans le dispositif.

A compter de la réception de la proposition, l’entreprise dispose d’un délai de quinze jours soit pour indiquer son accord, soit pour décliner la proposition qui lui est faite. L’absence de réponse dans le délai imparti vaut accord tacite de l’entreprise.

En cas de désaccord de l’entreprise sur l’organisme de recouvrement proposé, le directeur de l’Acoss désigne un interlocuteur unique du recouvrement.

Le régime de VLU prend effet à compter du 1er janvier de l’année suivant cette désignation. Il reste en vigueur, nonobstant les fluctuations d’effectifs, jusqu’au 31 décembre de la quatrième année suivant cette date d’effet.

Cette désignation peut être modifiée sur demande de l’entreprise et après autorisation du directeur de l’Acoss. Dans ce cas, une nouvelle procédure de désignation est engagée.

 

Références :
Décret du 9 mai 2017 (n° 2017-858, JO du 10 mai)
Article R 130-1 du nouveau du code de la sécurité sociale
Article R 130-2 nouveau du code de la sécurité sociale
Art. D 243 du code de la sécurité sociale
Article L. 5424-1 du code du travail

 

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