En matière de temps de travail, les entreprises sont tenues de comptabiliser et de contrôler les heures effectuées par chaque salarié. Ce contrôle permet non seulement de garantir le respect des durées légales de travail, mais également de justifier les bonnes pratiques de l’employeur en cas de désaccord avec un salarié. Cela passe par l’établissement de documents qui pourront être transmis à l’inspection du travail, aux représentants du personnel, voire au juge prud’homal.
Parce que la confiance n’exclut pas le contrôle, voici un rappel de vos obligations de suivi des temps de travail de vos salariés.
Le suivi du temps de travail, comment ça marche ?
Lorsque tous les salariés d’un même service ou d’une même équipe ne sont pas occupés selon le même horaire collectif, le code du travail impose aux employeurs de décompter le temps de travail de chaque salarié :
- Quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période ou par relevé du nombre d’heures de travail accomplies ;
- Chaque semaine, par récapitulation selon tous moyens du nombre d’heures de travail accomplies par chaque salarié (Art. D 3171-8 du code du travail)
Le décompte du temps de travail, une protection de l’employeur
L’établissement d’un tel décompte est important à plusieurs titres :
- Ces documents doivent être tenus à la disposition de l’inspection du travail, leur non-présentation est sanctionnée pénalement (Art. R 3173-3 du code du travail).
- En cas de litige avec un salarié ces documents serviront d’éléments probants.
Si l’employeur ne peut les fournir, sa position sera fragilisée et le conseil des prud’hommes statuera en faveur du salarié.
Horaire collectif ou individualisé, quelle différence ?
L’horaire collectif est un horaire appliqué de façon uniforme à tous les salariés appartenant à un établissement, un atelier, un service ou une équipe. La mise en place ou la modification de l’horaire collectif par l’employeur doit faire l’objet au préalable d’une consultation du CSE.
L’horaire individualisé (ou horaire variable) permet au salarié d’organiser son temps de travail dans le cadre de plages fixes (périodes de présence obligatoire) et de plages mobiles (périodes de présence facultative).
Le dispositif d’horaires individualisés permet de reporter des heures d’une semaine à l’autre (dérogation au déclenchement du décompte des heures supplémentaires à la semaine) dans le respect des règles applicables à la durée du travail (durées maximales hebdomadaires et quotidiennes, amplitude de la journée de travail, temps de pause obligatoire et repos quotidien).
Si aucun accord collectif d’entreprise ne prévoit les limites et modalités du report d’heures, il est limité à 3 heures d’une semaine sur l’autre, avec un cumul de reports ne devant pas porter le total des heures reportées à plus de 10.
Dans le cadre de l’application d’horaires individualisés, l’employeur doit tenir un décompte individuel des temps de travail pour chaque salarié concerné, soit quotidiennement, par enregistrement des heures de début et de fin de journée période de travail ou par relevé du nombre d’heures de travail accomplies, soit chaque semaine, par récapitulation du nombre d’heures de travail effectuées.
Fiabilisez la déclaration des temps de travail de vos salariés avec Timmi
Pour être en conformité avec ces obligations et permettre à vos salariés de déclarer leur temps de travail, un outil de gestion des temps reste la solution idéale pour faciliter la déclaration des heures effectuées, s’assurer en temps réel de la conformité des horaires avec les dispositions légales tout en disposant de tableaux de bord pour une vue d’ensemble ou individuelle sur l’activité des équipes.
Il existe aujourd’hui une solution simple qui permet à chaque salarié de déclarer en quelques clics ses horaires de travail et à l’entreprise de conserver ces informations et de les produire si nécessaire. Les équipes RH disposent d’une vision en temps réel de la charge de travail par équipe ou par collaborateur, tout en s’assurant que les temps de repos légaux sont respectés.
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