Cas pratiques
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Particularités de la paie des stagiaires

Stagiaires : de nouveaux droits à gérer en paie

La réforme récente des stages en entreprise (loi du 10 juillet 2014 et textes d’application) a profondément modifié la donne en matière de rémunération des stagiaires, qu’il s’agisse du calcul de leur gratification ou de la franchise de cotisations. Entre les nouveaux droits octroyés aux stagiaires et les spécificités de leur paie, difficile de s’y retrouver…

  • Comment gérer en paie la gratification versée à un stagiaire ?
  • Peut-on verser un montant mensuel forfaitaire de gratification ?
  • Comment traiter les absences en paie (maladie, maternité …) ?

Doit-on établir un bulletin de paie pour les stagiaires ?

Légalement, la réponse est non. Le bulletin de paie est prévu par le Code du travail et seuls les salariés bénéficient de ce document.

Toutefois, beaucoup d’entreprises qui accueillent des stagiaires établissent des bulletins de paie notamment lorsque la gratification fait l’objet de cotisations sociales.

Dans ce cas, il est important de bien mentionner sur ce document que l’intéressé est stagiaire et d’employer la terminologie de gratification (et non salaire mensuel) afin d’éviter tout risque de requalification en contrat de travail.

En cas de versement d’une gratification égale au montant de la franchise de cotisation, il est préférable de réaliser un document intitulé « remise de gratification » plutôt qu’un bulletin de paie.

Calculer au réel la franchise de cotisations chaque mois

C’est l’une des grandes nouveautés des récents textes parus en 2014, la franchise de cotisations n’est plus forfaitaire mais doit se calculer chaque mois en fonction du nombre de jours de présence du stagiaire durant le mois. Son montant varie donc d’un mois à l’autre.

Par exemple, si l’on prend le cas d’un stagiaire à temps plein présent du 01 février au 31 mars 2015.

La franchise s’élèvera pour février à 462 € (20 jours x 7h x 13,75 % x 24 €) et pour mars à 508,20 € (22 jours x 7h x 13,75 % x 24 €).

Quid du dépassement de la franchise de cotisations ?

Que le versement de la gratification soit obligatoire ou non, dès lors que celle-ci excède le seuil de franchise ci-dessus, les cotisations patronales et salariales de sécurité sociale, mais aussi la contribution solidarité autonomie, le FNAL et le versement de transport sont dus sur la fraction dépassant ce seuil.

Le stagiaire n’étant pas un salarié, aucune cotisation n’est due au titre de l’assurance chômage, des régimes de retraite complémentaire, de l’AGS et de l’AGFF.

  • Au regard de la prévoyance complémentaire

Le stagiaire n’étant pas un salarié, aucune cotisation n’est, en principe, due au titre de la couverture frais de santé et prévoyance (incapacité/décès/invalidité).

En effet, ces garanties sont destinées aux salariés titulaires d’un contrat de travail et non aux étudiants.

Sous réserve de dispositions contractuelles prévues dans les contrats de prévoyance, les stagiaires ne cotisent donc pas à ces garanties.

  • La nouvelle contribution patronale destinée au financement des OS

Sous réserve d’une position contraire de l’administration, la partie excédentaire du seuil de franchise étant assujettie aux cotisations sociales de sécurité sociale, celle-ci devrait également être assujettie à la contribution patronale de 0,016 % dans la mesure où il y a un alignement d’assiette avec celle de l’URSSAF (L 2135-10 du code du travail).

Exemple : Un stagiaire à temps plein présent au mois de février 2015 qui compte 20 jours ouvrés sur le mois. Il perçoit une gratification de 550 euros et 35,00 euros au titre du remboursement de 50 % de son forfait Navigo mensuel, zone 1-2.

Le seuil de franchise est dépassé puisqu’il s’élève à 462 euros. Les cotisations sociales doivent être acquittées sur le différentiel entre la gratification perçue et le seuil de franchise soit sur 88 euros (550 – 462).

Les 35 euros de remboursement de son abonnement aux transports publics pour se rendre sur son lieu de stage sont exonérés de cotisations sociales au titre de la réglementation sur les remboursements transports dans les mêmes conditions applicables aux salariés.

Peut-on verser un montant forfaitaire mensuel de gratification ?

En raison des nouvelles règles de calcul de la gratification et de la franchise de cotisations, et dans un souci de simplification, il peut s’avérer opportun de lisser la gratification sur la période du stage.

Pour ce faire, il convient de calculer le nombre de jours de présence sur la durée de stage, de le multiplier par le nombre d’heures de présence par jour et de le diviser par le nombre de mois.

Cette pratique de lissage de la gratification n’est pas interdite par la loi mais nécessite de contrôler, sur le dernier mois du stage, les heures de présence effective sur l’ensemble du stage pour régulariser, le cas échéant, le montant de la gratification.

Exemple : Un stagiaire à temps plein présent du 01 mars au 30 juin 2015 soit 4 mois, pour un total prévu de 605 heures de présence.

La gratification totale due est de 1 996,50 € (605 h x 13,75 % de 24 €)

Le stagiaire percevra mensuellement 499,12 € (1996,50 €/4mois)

Vers le 15 juin, après vérification, il s’avère que le stagiaire a été absent sans motif pendant son stage et ne comptabiliserait que 580 heures (au lieu des 605 heures initialement prévues).

Le montant total de la gratification pour 580 h est de 1 914 € soit un différentiel de 82,50 € (1996,50 -1914€)

Il conviendra alors de régulariser le montant sur le dernier mois de stage et de ne lui verser que 416,62 € (499,12 €- 82,50 €).

Faut-il maintenir la gratification en cas d’absence maladie, maternité ?

Les stagiaires ont droit à des congés et autorisations d’absence d’une durée équivalente à celles prévus pour les salariés en cas de maternité, paternité ou d’adoption (L124-13 du code de l’éducation)

Mais, rien n’est prévu dans les textes sur leur incidence sur le montant de la gratification.

Sous réserves de dispositions plus favorables résultant notamment de la convention collective, des usages au sein de l’organisme d’accueil ou de la convention de stage elle-même, le maintien de la gratification est à la libre appréciation de l’entreprise.

Néanmoins, afin d’encourager les entreprises à maintenir celle-ci en cas d’absence du stagiaire, l’ACOSS pose le principe selon lequel le montant de la franchise ne sera proratisé que si le montant de la gratification est lui-même proratisé (Circ. ACOSS n°2008-91 du 29-12-2008 QR n°13).

Quid de l’incidence d’un jour férié ?

Les stagiaires bénéficient des règles applicables aux salariés de l’entreprise d’accueil en matière de jours fériés (L124-14 3° du code de l’éducation).

Par ailleurs, selon l’article L 124-6 du code de l’éducation, la gratification minimale du stagiaire  » n’est pas fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois « .

En conclusion, si l’entreprise fait chômer un jour férié, ce dernier n’aura aucun impact sur le montant de la gratification qui sera calculée comme si le stagiaire avait été présent.

Les obligations de fin de stage

En fin de stage l’employeur devra remettre au stagiaire une attestation de stage conformément à l’article D 124-9 du code de l’éducation. Cette attestation devra mentionner la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée au stagiaire, le cas échéant. Un arrêté du 29 décembre 2014 (JO du 10/02/15) fixe un modèle d’attestation de stage.

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