En cas de rupture ou de fin d’un contrat de travail, quelle qu’en soit la cause, l’employeur doit obligatoirement remettre au salarié un certificat de travail, un reçu pour solde de tout compte et une attestation Pôle emploi.
Cette obligation s’impose dans tous les cas de rupture (licenciement, démission, fin de contrat à durée déterminée, rupture conventionnelle, départ à la retraite ou mise à la retraite, etc.), et quelle que soit la nature du contrat de travail (CDI, CDD, apprentissage etc.).
Il convient donc d’apporter une attention particulière à la rédaction de ces documents et notamment à celle du reçu pour solde de tout compte, qui détaille les sommes dues à l’issue du contrat.
Le reçu pour solde de tout compte, un document à bien rédiger
Le solde de tout compte est un document établi par l’employeur faisant l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail.
Le reçu pour solde de tout compte est une obligation pour l’employeur
La remise du solde de tout compte est une obligation pour l’employeur et non pas une simple faculté. Cependant, la loi ne prévoit pas de sanction en cas de non-respect de cette formalité.
L’employeur a toutefois intérêt à délivrer ce document puisque dès lors qu’il est signé par le salarié, et passé le délai de dénonciation, il met l’employeur à l’abri d’une contestation éventuelle sur les sommes qui y figurent.
Récapituler les sommes dues
Établi sur papier libre, le reçu pour solde de tout compte indique le nom de l’employeur, la raison sociale de l’entreprise ainsi que les nom et prénoms du salarié.
Il doit faire l’inventaire des sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail : salaire du mois en cours, indemnités de rupture, indemnité compensatrice de congés payés et de préavis, primes etc.
Tous les éléments de rémunération et d’indemnisation versés au salarié doivent être détaillés.
En effet, l’effet libératoire du reçu ne vaut que pour les sommes qui y sont mentionnées.
Ainsi, le reçu qui fait état d’une somme globale et se contente, pour le détail des sommes versées, de renvoyer à un bulletin de paie annexé, n’a pas d’effet libératoire.
Sont à exclure les formules trop générales telles que : « M… reconnaît avoir reçu pour solde de tout compte la somme de … € en paiement des salaires, accessoires de salaire et de toutes indemnités quels qu’en soient la nature ou le montant, dus au titre de l’exécution et de la cessation de son contrat de travail ».
Mentionner les droits futurs éventuels
Le solde de tout compte n’a pas, en principe, à indiquer les sommes dont le montant n’est pas connu du salarié et de l’employeur lors de la signature du reçu (comme une prime d’intéressement par exemple).
Pour ces sommes, l’employeur ne pourra pas se prévaloir d’un effet libératoire.
Indiquer le délai de renonciation
L’employeur n’a aucune obligation d’informer le salarié du délai de six mois dont il dispose pour dénoncer le reçu pour solde de tout compte.
Dès lors, l’effet libératoire du reçu n’est pas subordonné à la mention, dans ce document, du délai imparti pour le dénoncer.
En pratique, l’employeur peut toujours signaler ce délai, notamment pour établir, en cas de litige, que le salarié a signé le reçu pour solde de tout compte en toute connaissance de cause, mais sans que cela conditionne la validité du document.
De même, l’employeur n’a pas l’obligation de prévenir le salarié de l’effet libératoire du reçu.
Remettre le reçu pour solde de tout compte
A quel moment l’employeur doit-il l’établir ?
L’employeur doit remettre le reçu pour solde de tout compte à l’expiration du contrat de travail, c’est-à-dire, en principe, à la fin du préavis ou, s’il n’y a pas de préavis, dès la notification de la rupture (en cas de licenciement pour faute grave par exemple).
Ainsi, un reçu pour solde de tout compte signé avant la notification du licenciement ou avant la fin du préavis, n’a pas d’effet libératoire.
Si le salarié est dispensé d’exécuter son préavis, le reçu peut être remis dès le jour effectif de son départ ou au cours du préavis.
Néanmoins dans ce cas, afin d’éviter tout contentieux, il est préférable de le délivrer au terme du préavis non effectué.
En cas de rupture conventionnelle, le reçu est établi au lendemain de l’homologation (ou de l’autorisation de l’inspecteur du travail pour les salariés protégés), sauf si les parties ont convenu d’une autre date de rupture. Le fait pour l’employeur d’adresser au salarié, sans attendre la décision relative à l’homologation, un reçu pour solde de tout compte et une attestation Pôle emploi, s’analyse en un licenciement non justifié.
Comment délivrer le reçu au salarié ?
Le reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire dont l’un est remis au salarié, mention en étant faite sur le document.
À défaut de remise en double exemplaire, il ne produit aucun effet.
Il est quérable, et non portable. Cela signifie que la seule obligation de l’employeur est d’établir ce document, de le tenir à la disposition du salarié et de l’en informer. C’est à ce dernier de venir le chercher ; il ne peut exiger qu’il lui soit envoyé à son domicile.
La signature du salarié
Le code du travail n’impose pas au salarié de signer le reçu pour solde de tout compte.
Aucune sanction ne peut donc lui être appliquée en cas de refus.
Ainsi, l’employeur ne peut pas soumettre le versement des sommes dues à la signature du reçu par le salarié. De même, il ne peut pas refuser de délivrer les autres documents de fin de contrat, si le salarié ne signe pas le reçu.
En cas de refus, la seule formalité qui peut être demandée au salarié est une signature ou un émargement établissant qu’il a reçu le montant net indiqué sur son bulletin de paie.
Si le salarié donne reçu pour solde de tout compte, il doit signer le document en indiquant la date, afin de s’assurer d’une part que le reçu a bien été signé après la rupture du contrat de travail, et d’autre part de fixer le point de départ du délai de six mois dont dispose l’intéressé pour dénoncer le reçu.
Si la date n’apparait pas, le reçu sera dépourvu d’effet libératoire. Cette irrégularité de forme ne pourra pas être régularisée par un courrier par lequel le salarié renonce à toute dénonciation.
Que faire si le salarié émet des réserves ?
Le reçu pour solde de tout compte perd son effet libératoire si le salarié appose une mention de réserve générale.
Au contraire, il a été jugé qu’une réserve ayant un objet précis ou limité, ne prive pas le reçu d’effet libératoire pour l’employeur à l’égard des autres éléments de rémunération.
L’effet libératoire du reçu
À défaut de dénonciation par le salarié dans les six mois suivant sa signature, le reçu pour solde de tout compte devient libératoire pour l’employeur.
Par conséquent, le salarié ne peut plus contester les sommes figurant sur le reçu et ce, même si le calcul du solde est erroné.
Cet effet libératoire est limité aux sommes mentionnées dans le reçu.
Si le salarié dénonce le reçu pour solde de tout compte, il n’a aucune justification à apporter mais doit impérativement respecter le délai de six mois.
Ce délai court à compter du jour de la signature et non celui du paiement des sommes par l’employeur.
Pour apprécier si le délai est ou non expiré, il faut se placer à la date d’expédition de la lettre de dénonciation.
La dénonciation du reçu doit se faire par lettre recommandée. Toutefois, la jurisprudence a admis la validité d’une lettre simple, dès lors que l’employeur ne conteste pas l’avoir reçue.
Elle admet également que la dénonciation résulte directement du recours prud’homal portant sur les sommes visées dans le reçu. Mais il faudra alors que l’employeur reçoive sa convocation en conciliation dans le délai de six mois suivant la signature du reçu, faut de quoi son effet libératoire sera opposable au salarié.
Lorsque la dénonciation est régulière, le reçu pour solde de tout compte a uniquement la valeur d’un simple reçu des sommes qui y figurent. Il peut être utilisé par l’employeur pour prouver les sommes versées. En revanche, il est dénué de toute portée libératoire et le salarié peut donc réclamer, dans le délai de prescription, toutes les rémunérations et indemnités qui n’auraient pas été versées.
La dénonciation du reçu pour solde de tout compte ne peut pas être partielle ; elle porte sur l’ensemble des sommes visées dans le reçu.
Références légales
Article L 1234-20 du code du travail
Article D 1234-7 et 8 du code du travail
Article L 3243-2 du code du travail
Cass. Soc., 18 décembre 2013, n° 12-24.985 ; Circ. DGT n° 2009-5 du 17 mars 2009
Cass. Soc., 14 février 2018, n° 16-16.617
Cass. Soc., 4 novembre 2015, n° 14-10.657
Cass. Soc., 7 février 1990, n° 87-40.172
Cass. Soc., 17 janvier 1996, n° 92-42.734
Cass. Soc., 6 juillet 2016, n° 14-20.323
Cass. Soc., 16 juillet 1997, n° 94-41.938
Cass. Soc., 26 mars 2014, n° 12-27.028
Cass. Soc., 19 mai 1999, n° 97-41.653
Cass. Soc., 26 février 1985, n° 82-42.807
Cass. Soc., 30 octobre 1996, n° 93-44.058
Article L 1234-20 du code du travail
Cass. soc. 30 avril 2014, n° 12.29.454
Cass. Soc., 18 septembre 2013, n° 13-40.042
Cass. Soc., 16 mai 2000, n° 96-43.218
Cass. Soc., 19 mars 1985, n° 83-41.428
Cass. Soc.,7 mars 2018, n° 16-13.194
Cass. Soc., 16 mai 2000, n° 96-43.218
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