Témoignage Concoursmania : de la paie au reporting RH
Reference client Groupe Concoursmania Bordeaux

Gestion de la paie en Saas : le choix de la maîtrise des données

Le Groupe Concoursmania accompagne les sites et les marques dans leur croissance en utilisant le jeu marketing dans un objectif de conquête de nouveaux clients et de monétisation d’audience. Côté en bourse depuis mai 2011, Concoursmania poursuit sa stratégie de développement en déployant son expertise sur de nouvelles plateformes et en enrichissant son offre. Implanté à l’international, son siège est situé à Bordeaux, où sont basés ses 90 salariés français.

Fabien Lameyre, Directeur des Ressources Humaines, a choisi de gérer les paies et les congés du groupe avec les solutions en mode SaaS d’e-Paye, afin de garder la maîtrise totale de ses données. Pour l’analyse et le pilotage RH, c’est l’outil de Business Intelligence Youreport qui a été retenu, pour la simplicité de ses extractions et la personnalisation des outils de reporting.

« Quand on choisit une solution paie, il faut se poser la question de l’utilisation des données. Pour moi, la paie n’est pas une finalité mais un point de départ. »

Déontologie, réactivité et ROI : l’ADN de Concoursmania

Fabien Lameyre a personnellement défendu le modèle SaaS proposé par e-Paye pour sa technologie full-web, son ergonomie et la richesse de ses fonctionnalités. Les mises à jour techniques et légales sont entièrement gérées par les équipes d’e-Paye. Cette solution permet de sécuriser la gestion des paies, réalisée en interne, en gardant l’entière maîtrise des données sociales.

e-Paye est une solution nativement développée en full-web : les données sont traitées en temps réel. Cela permet de réaliser des simulations, de gérer des paies à l’envers ou de visualiser immédiatement les modifications apportées à un bulletin de salaire.

Inhérent au mode SaaS, l’hébergement sécurisé des données dans le cloud garantit à la fois leur sécurité, leur confidentialité et leur pérennité. « Nous n’avons à nous soucier d’aucune maintenance technique et la solution est accessible depuis n’importe quel poste, à tout moment ».

Pour Fabien Lameyre, « les astuces de saisie de la solution Paye Accompagnée s’adaptent à tous les publics et me permettent de gérer des niveaux d’analyse qui n’existaient pas auparavant. Les solutions e-Paye permettent de garder la compétence paie en interne, du traitement des bulletins de salaires jusqu’au contrôle social.»

e-Paye inclut également un service d’assistance en paie illimité, accessible par téléphone. Les experts du service client répondent aux questions relatives à la gestion de la paie et peuvent même assurer la reprise des dossiers en cas d’absence imprévue du gestionnaire interne.

« J’ai une totale confiance envers les experts chargés de mettre à jour la solution e-Paye : je n’ai jamais besoin de vérifier. L’assistance assurée par les experts e-Paye apporte une sécurité totale. Aucune question en paie ne reste sans réponse. »

Comment mesurer la rentabilité d’une solution de gestion de la paie ?

La rentabilisation d’une solution paie varie d’une entreprise à l’autre. Tout dépend des objectifs que l’on se fixe.  Concoursmania a fait le choix de la gestion interne en mode Saas, qui lui permet d’allier fiabilité des paies et maîtrise totale des données sociales.

Lorsque l’on change de solution de paie, il faut d’abord définir ce que l’on envisage de faire des données de paie.

Chez Concoursmania, le traitement analytique des données de paie est une priorité. Pour cette raison, la maîtrise totale du processus et des données de paie est essentielle. La gestion internalisée en mode SaaS répond parfaitement à cet objectif ; en complément, un outil de business intelligence comme Youreport nous fournit tous les outils pour mesurer la performance des ressources humaines sur les court, moyen et long termes.

« La question du choix d’une solution paie n’est pas de savoir si les paies seront justes. Ça, toutes les solutions doivent savoir le faire. La vraie question à se poser est ce que l’on souhaite faire de ces données. »

La paie est-elle un sujet à part dans les Ressources Humaines ? Quels sont ses enjeux stratégiques ?

La paie est un enjeu majeur pour les Ressources Humaines : 100% des salariés travaillent pour percevoir un salaire, versé à temps et sans erreur. C’est une évidence ! Dans la relation avec les salariés, la compétence en paie comporte un double enjeu de fidélisation et de réputation.

La paie permet également de piloter la masse salariale, qui représente l’un des plus gros postes budgétaires. L’analyse fine des données permet d’orienter la stratégie RH de l’entreprise en mesurant les performances RH et en suivant l’évolution de ses indicateurs.

Le lien entre paie et RH est fondamental car le bulletin de salaire est une synthèse entre respect des règles légales ou conventionnelles d’une part et politique salariale menée par l’entreprise d’autre part. Il traduit sa volonté en termes de rémunération et de perspectives. Dans cette logique, comment définir et déployer une stratégie RH sans gérer la paie ?

Les solutions fournies par e-Paye sont parfaitement adaptées aux besoins de Concoursmania car elles lui permettent de maîtriser toute la chaîne de la gestion RH de l’entreprise : du traitement de la paie et gestion des déclarations sociales, jusqu’aux outils d’extraction et d’analyse des écritures de paie et des données sociales.

« Si l’on souhaite analyser les performances RH et ventiler la masse salariale dans les comptes analytiques, il est important de ne pas se déposséder des données de paie. e-Paye fournit les solutions totalement adaptées à nos besoins pour aller au-delà du traitement de la paie. »

« Le bulletin de paie traduit la politique salariale de l’entreprise : c’est non seulement le reflet de la rémunération d’un collaborateur, mais aussi de ses perspectives. »

Assistez-vous à une convergence entre DRH et DSI ? Les services informatiques sont-ils impliqués dans le choix des solutions paie et RH ?

Les recommandations de notre direction informatique lors du changement de solution de gestion de la paie nous ont clairement orientés vers le mode Saas. Cette technologie permet de bénéficier de la sécurisation de l’hébergement des données et de s’affranchir des contraintes techniques d’une solution logicielle. Les données de paie restent ainsi parfaitement confidentielles et la sécurité de leur hébergement est garantie par e-Paye, dont la solution est accréditée aux normes qualité ISAE 3402.

Pour la direction des Ressources Humaines, le mode SaaS permet de s’affranchir de toute dépendance vis-à-vis de la DSI, qui se trouve elle-même soulagée de la maintenance et de la gestion de la confidentialité des données de paie.

« Avec la solution de gestion des paie en mode SaaS, je ne m’appuie sur aucun dispositif technique interne. Cela me permet de rester totalement indépendant des services informatiques et de m’affranchir des mises à jour logicielles. »

La mobilité des solutions RH est-elle pour demain ?

La mobilité est déjà largement répandue chez les collaborateurs, qui peuvent par exemple gérer leurs congés depuis leur mobile grâce à la solution de gestion des congés et absences e-Congés. A tout moment, ils peuvent consulter ou transmettre une demande d’absence par un simple accès à leur espace personnel sécurisé. De la même façon, le manager reçoit les demandes et peut valider les congés de ses collaborateurs directement sur son smartphone.

La mobilité se généralisera à l’avenir et s’enrichira de nouvelles fonctionnalités, comme visualiser les bulletins de salaire électroniques et accéder à une bibliothèque individuelle permettant de centraliser les documents RH ou personnels, stockés dans un coffre-fort électronique.

« L’excellente ergonomie d’e-Congés a permis à tous les collaborateurs de s’approprier la solution instantanément. Chacun peut accéder à son espace à tout moment et prévoir ses congés, même à la maison ou dans les transports. Managers et collaborateurs, tout le monde apprécie sa simplicité d’utilisation. »

Quelles sont les prochaines évolutions envisagées pour gérer les RH de Concoursmania ?

Concoursmania envisage de dématérialiser les bulletins de salaire pour simplifier les flux de documents, faciliter leur accès et sécuriser leur stockage. La dématérialisation doit être envisagée dans une démarche globale de gestion numérisée des flux et documents RH, intégrant notamment la signature électronique des documents.

La dématérialisation doit faciliter à la fois la vie des salariés, mais aussi celle des Ressources Humaines ; sans cela, il n’y a pas d’adhésion possible. C’est un processus de simplification réciproque.

Côté collaborateurs, le coffre-fort électronique doit permettre de centraliser et de stocker tous les documents, professionnels et personnels, dans une logique de tout numérique.

Cette démarche doit également profiter aux services RH, qui y trouveront des gisements de simplification, d’efficacité et de rentabilité.

Pour apporter une réelle valeur ajoutée, la dématérialisation doit permettre :

  • Des process simples pour tout le monde, salariés et services RH
  • Un accès permanent et multi device pour tous
  • La centralisation des données et le stockage à valeur probante

« Une gestion RH efficiente, c’est le bon interlocuteur et le bon outil au bon moment. Avec e-Paye, je dispose d’une solution adaptée à mes besoins, évolutive et d’interlocuteurs compétents, en qui j’ai une totale confiance. »

« Le mode SaaS, c’est l’avenir, c’est même déjà le présent. C’est la technologie pragmatique par excellence : on dispose de tout l’espace dont on a besoin pour stocker ses données, auxquelles on peut accéder à tout moment. »

Les solutions e-Paye utilisées par Concoursmania

La paie en Saas :

La solution Paye Accompagnée a été choisie pour répondre à un double objectif : maîtriser l’ensemble de nos données de paie à des fins de pilotage RH et maintenir en interne la compétence de la gestion de la paie. e-Paye répond à ces objectifs grâce aux 5 avantages suivants :

  1. Le mode Saas, pour gérer les paies et les congés, c’était un pré-requis. Cela permet de garder la maîtrise totale de toutes les données de paie et de créer tous les reportings nécessaires au pilotage RH.
  2. L’ergonomie et la facilité d’utilisation. e-Paye permet de choisir le mode de saisie des données (saisie rapide, saisie de masse, intégration Excel…). C’est une solution fonctionnelle et efficace pour gérer la paie et les déclarations sociales.
  3. Le calcul en temps réel. Les éléments de paie sont calculés instantanément dès leur saisie. Cela permet de visualiser immédiatement les modifications et de réaliser des simulations. Le temps réel fait partie intégrante de la logique d’e-Paye.
  4. La souplesse du paramétrage. Les particularités de chaque société sont paramétrées en amont dans la solution et peuvent être modifiées simplement. Dispositions légales spécifiques, accords de branche ou d’entreprise, particularités conventionnelles… tous les paramètres spécifiques sont intégrés à la solution.
  5. L’assistance. Le service d’assistance illimité d’e-Paye permet de joindre un expert de paie en cas de doute. La disponibilité et la compétence des experts en paie sont sécurisantes et apportent un service complet à l’utilisateur.

« On  ne change pas de solution paie uniquement pour réaliser des bulletins de salaire. La solution doit aller au-delà du simple traitement de la paie : c’est un outil de performance RH incontournable. »

La gestion des Congés :

e-Congés permet de gérer les absences et congés des salariés dans un outil fonctionnel et ergonomique. Tous les utilisateurs, managers, collaborateurs et équipes RH l’ont immédiatement adopté et apprécient son efficacité et sa simplicité d’utilisation.
Accessible en mode SaaS, e-Congés alimente directement les paies : les compteurs sont mis à jour de façon instantanée, les flux sont historisés et les process largement simplifiés, sans risque d’erreur.

« Le temps de formation pour utiliser e-Congés ? 5 mn ! Je n’ai jamais vu de solution plus simple ni plus ergonomique.»

« Avec e-Congés, l’adhésion des salariés est immédiate. Et nous avons définitivement supprimé les incertitudes liées à la gestion des congés. »

Analyse RH et Business Intelligence :

YouReport est une solution d’extraction de données performante, indispensable à l’analyse des indicateurs sociaux. Dédié à l’analyse RH, YouReport permet de collecter, consolider et analyser les données directement issues de la paie à des fins de reporting et de pilotage RH.

Véritable outil de Business Intelligence, YouReport permet de construire et de personnaliser sous Excel® des tableaux de bord et de suivi de la masse salariale, en lien direct avec le dossier de paie. En cas de modification des données, les reportings sont automatiquement actualisés.

YouReport répond à la fois aux besoins des DRH, des DAF et du contrôle de gestion car il permet de ventiler totalement chaque élément de salaire par poste analytique (salaire de base, primes, commissions, versements exceptionnels…). C’est un outil d’anticipation qui répond parfaitement aux problématiques du contrôle de gestion en permettant de visualiser et d’isoler chaque poste analytique en temps réel. Les données sont toujours prêtes pour répondre aux questions des analystes financiers.

« YouReport est simple à utiliser et permet d’aller loin dans l’analyse des données. »

« YouReport, c’est l’outil d’extraction de données dont j’ai besoin. L’export de données est tellement facile ! »

« Le triptyque paie Accompagnée/e-Congés/YouReport est le ticket gagnant : il me permet d’être efficace dans l’analyse d’informations stratégiques. »

En tant que DRH, quelles sont les questions à se poser et l’organisation à mettre en place pour changer de solution paie ?

Avant de trancher sur le choix d’une nouvelle solution de gestion des paies, il faut s’interroger en amont sur ses propres besoins et objectifs. Pour cela, quelques questions simples peuvent aider à orienter la décision :

1ère question : La paie, pour quoi faire ?

Il est important d’intégrer à la réflexion les directions générale et financière, afin d’identifier les besoins d’analyse liés à la paie et aux données sociales.

Souhaite-t-on uniquement réaliser des bulletins de paie ou veut-on aller plus loin dans l’exploitation des données ? Si l’objectif principal est de réaliser des bulletins de paie fiables et de s’affranchir des procédures déclaratives, l’externalisation peut être adaptée.

En revanche, si la maîtrise des données de paie est un enjeu stratégique, et nécessite des ventilations analytiques avancées, la gestion internalisée est préférable car elle permet de garder le contrôle total sur l’intégralité des données et des procédures de paie.

2ème question : Dispose-t-on des compétences internes pour gérer la paie ? Quel temps souhaite-t-on y consacrer ?

Il faut évaluer le niveau de compétences légales et techniques dont disposent les équipes internes : est-il suffisant pour gérer intégralement la paie ? Même si les solutions mutualises proposées en SaaS limitent énormément les risques d’erreur, elles nécessitent un minimum de compétences métier, qui ne s’improvisent pas.

Le temps consacré à la paie doit également être pris en compte. Attention cependant à ne pas sous-estimer le temps de collecte et de transmission des éléments variables de paie, qui resteront à la charge des équipes internes, même en cas d’externalisation.

Enfin, est-on prêt à se séparer de cette compétence ?

3ème question : Quel est le coût actuel du traitement de la paie ? A quel coût au bulletin ma solution est-elle rentabilisée ?

La complexité règlementaire peut avoir une incidence sur le paramétrage et sur le coût de mise en œuvre initial, mais également sur la complexité et le niveau de risque d’une gestion interne, avec des risques financiers liés notamment aux litiges prud’homaux.

Il n’est pas toujours simple d’évaluer le coût du traitement interne de la paie, qui peut contenir des frais cachés. Pour ma part, je considère que garder l’entière maîtrise des données de paie permet d’analyser de façon fine les données sociales, de bénéficier d’une vision globale et de réaliser des simulations pour mieux piloter l’activité RH. Dans ce sens, la gestion en mode SaaS permet à la fois de disposer d’une bonne visibilité sur le coût au bulletin et d’optimiser le poids financier de la masse salariale.

Pour être sûr de faire les bons choix, une véritable réflexion doit être menée auprès de tous les acteurs concernés, afin de définir et faire converger les besoins et objectifs de tous.

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